Business Central oder SAP: Welches ERP-System passt besser zum Mittelstand?

Microsoft Dynamics 365 Business Central oder SAP? Für mittelständische Unternehmen gibt es darauf keine pauschale Antwort. Business Central eignet sich besonders für Unternehmen, die bereits stark im Microsoft-Ökosystem arbeiten, ein vergleichsweise standardisiertes Cloud-ERP suchen und ihre Prozesse mit Microsoft 365, Power BI oder der Power Platform verbinden möchten. SAP kann dagegen die bessere Wahl sein, wenn komplexe internationale Strukturen, tiefgehende Prozessanforderungen oder bereits eine umfangreiche SAP-Landschaft vorhanden sind.

Entscheidend ist deshalb nicht die Frage, welches ERP-System grundsätzlich „besser“ ist. Entscheidend ist, welches System besser zu den Prozessen, der IT-Landschaft, der Unternehmensstruktur und der langfristigen Strategie passt.

Business Central oder SAP: Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist eine ERP- und Unternehmensmanagementlösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Sie deckt unter anderem Finanzwesen, Einkauf, Vertrieb, Lager, Fertigung, Projekte und Serviceprozesse ab und ist eng mit Microsoft 365 und der Power Platform verbunden. Microsoft positioniert Business Central ausdrücklich für kleine und mittelständische Organisationen.

Bei SAP muss genauer differenziert werden. SAP bietet nicht nur ein ERP-System an. Für kleinere und mittelständische Unternehmen kommt beispielsweise SAP Business One infrage. Für umfangreichere und komplexere Anforderungen ist unter anderem SAP Cloud ERP mit SAP S/4HANA Cloud Public Edition relevant. SAP beschreibt Business One als Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen, während SAP S/4HANA Cloud ein deutlich umfassenderes Cloud-ERP-Szenario adressiert.

Kurz gesagt: Business Central ist besonders interessant, wenn ein mittelständisches Unternehmen seine ERP-Landschaft eng mit Microsoft-Technologien verbinden möchte. SAP gewinnt an Attraktivität, wenn besonders komplexe Prozesse, internationale Strukturen oder bereits eine strategisch relevante SAP-Landschaft vorhanden sind.

Welche ERP-Systeme gibt es für mittelständische Unternehmen?

Ein ERP-System – kurz für Enterprise Resource Planning – führt zentrale Unternehmensprozesse und Daten in einer gemeinsamen Plattform zusammen. Dazu gehören typischerweise Finanzwesen, Einkauf, Verkauf, Lager, Produktion, Projekte, Reporting und teilweise weitere Bereiche wie CRM oder Service.

Für mittelständische Unternehmen kommen unter anderem folgende Lösungen infrage:

• Microsoft Dynamics 365 Business Central: umfassendes ERP für kleine und mittelständische Unternehmen mit enger Microsoft-Integration.
• SAP: je nach Unternehmensgröße und Komplexität beispielsweise SAP Business One oder SAP Cloud ERP.
• Sage: mit Lösungen wie Sage 100 für mittelständische Unternehmen mit Anforderungen in Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Produktion.
• Xentral: Cloud-ERP mit starkem Fokus auf KMU, Handel, E-Commerce, Auftragsabwicklung, Lager und Fulfillment.

Welches ERP-System am besten passt, lässt sich jedoch nicht allein anhand des Herstellernamens bestimmen. Ein Unternehmen mit mehreren internationalen Produktionsgesellschaften benötigt möglicherweise eine andere Plattform als ein wachsender Händler, der vor allem Einkauf, Lager, Auftragsabwicklung und Finanzprozesse integrieren möchte.

Deshalb sollte die ERP-Auswahl immer mit den Geschäftsprozessen und zukünftigen Anforderungen beginnen – nicht mit einer Produktliste.

Was ist Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist ein ERP-System für kleine und mittelständische Unternehmen. Es unterstützt Unternehmen dabei, zentrale Geschäftsprozesse auf einer gemeinsamen Plattform zu verwalten und zu automatisieren.

Microsoft nennt unter anderem folgende Funktionsbereiche:

• Finanzwesen
• Einkauf und Verkauf
• Lager und Supply Chain
• Fertigung
• Projektmanagement
• Service
• Reporting und Analysen

Business Central kann zudem mit branchenspezifischen Lösungen und Erweiterungen ergänzt werden. Microsoft beschreibt ein umfangreiches Ökosystem aus Partnern und zusätzlichen Anwendungen.

Ein wichtiger Unterschied zu vielen anderen ERP-Systemen ist die enge Einbindung in das Microsoft-Ökosystem. Business Central lässt sich unter anderem mit Outlook, Excel, Word, OneDrive und Teams kombinieren. Auch Power Apps, Power Automate und Power BI können mit Business-Central-Daten und -Prozessen arbeiten.

Das ist vor allem für Unternehmen relevant, deren Mitarbeitende ohnehin täglich mit Microsoft 365 arbeiten.

Welche SAP-Lösungen kommen für den Mittelstand infrage?

Wer Business Central mit „SAP“ vergleicht, sollte zunächst festlegen, welche SAP-Lösung gemeint ist.

Für mittelständische Unternehmen können insbesondere zwei Kategorien relevant sein.

SAP Business One ist als ERP-Lösung für kleinere und mittelständische Unternehmen konzipiert. Die Lösung unterstützt unter anderem Buchhaltung und Finanzwesen, Einkauf, Bestandsführung, Vertrieb, Kundenbeziehungen sowie Reporting und Analysen.

SAP Cloud ERP beziehungsweise SAP S/4HANA Cloud Public Edition adressiert umfangreichere ERP-Anforderungen. SAP beschreibt die Public Edition als modulare Cloud-ERP-Lösung mit vorkonfigurierten Best Practices und Prozessen unter anderem für Finance, Supply Chain und Vertrieb.

Damit wird deutlich: Ein Vergleich „Business Central vs. SAP“ kann nur eine erste Orientierung liefern. Für eine belastbare ERP-Entscheidung muss geklärt werden, ob beispielsweise SAP Business One oder ein SAP-Cloud-ERP-Szenario die tatsächliche Alternative darstellt.

Business Central vs. SAP im direkten ERP-Systemvergleich

Funktionsumfang und Geschäftsprozesse

Sowohl Business Central als auch SAP können zentrale ERP-Prozesse abbilden. Unterschiede entstehen vor allem bei Prozesskomplexität und benötigter Tiefe.

Business Central deckt bereits im Standard viele typische Anforderungen mittelständischer Unternehmen ab – von Finanzwesen und Einkauf über Verkauf und Lager bis hin zu Fertigung, Projekten und Service.

Im SAP-Umfeld hängt der Funktionsumfang stark von der gewählten Lösung ab. SAP Business One deckt klassische Prozesse kleinerer und mittelständischer Unternehmen ab. Umfangreichere SAP-Plattformen können auch sehr komplexe Unternehmens- und Prozessmodelle unterstützen.

Für die ERP-Auswahl ist daher nicht entscheidend, welches System theoretisch mehr Funktionen besitzt. Relevant ist vielmehr:

Welche Prozesse muss das eigene Unternehmen tatsächlich abbilden – und wie komplex sind diese Prozesse?

Ein Funktionsumfang, der nie benötigt wird, erzeugt keinen automatischen Mehrwert. Er kann sogar zu zusätzlichem Einführungs-, Schulungs- und Betriebsaufwand führen.

Integration in die bestehende IT-Landschaft

Die vorhandene IT-Landschaft ist eines der wichtigsten Auswahlkriterien für ein ERP-System.

Hier besitzt Business Central insbesondere in Unternehmen mit Microsoft-Strategie einen strukturellen Vorteil. Die Lösung lässt sich mit verschiedenen Microsoft-365-Anwendungen verbinden. Microsoft dokumentiert unter anderem Integrationen mit:

• Outlook
• Excel
• Word
• OneDrive
• Teams
• Power Apps
• Power Automate
• Power BI
• Power Pages

So können beispielsweise Business-Central-Daten in Excel verwendet, ERP-Informationen in Teams geteilt, Genehmigungsprozesse über Power Automate automatisiert oder Power-BI-Berichte mit Business-Central-Daten aufgebaut werden.

Für ein Unternehmen, dessen Arbeitsplätze, Datenanalyse und Automatisierung bereits stark auf Microsoft-Technologien basieren, kann diese Verzahnung den Integrationsaufwand reduzieren.

Umgekehrt gilt: Hat ein Unternehmen bereits zahlreiche SAP-Systeme, SAP-Schnittstellen und entsprechendes internes Know-how aufgebaut, kann gerade diese vorhandene SAP-Landschaft für eine weitere SAP-Lösung sprechen.

Das beste ERP ist häufig das System, das sinnvoll in die vorhandene Architektur passt – nicht das System mit der längsten Funktionsliste.

Einführung und Implementierungsaufwand

ERP-Projekte werden nicht allein durch die Software komplex. Der Aufwand entsteht vor allem durch die Anforderungen des Unternehmens.

Typische Aufwandstreiber sind:

• Datenmigration aus Altsystemen
• Schnittstellen zu anderen Anwendungen
• individuelle Prozessanforderungen
• Customizing und Erweiterungen
• mehrere Gesellschaften oder Standorte
• Datenbereinigung
• Tests
• Schulungen
• Change Management

Business Central kann insbesondere dann vergleichsweise schnell und strukturiert eingeführt werden, wenn ein Unternehmen nah an standardisierten Prozessen bleiben kann.

Das bedeutet jedoch nicht, dass jedes Business-Central-Projekt automatisch einfach ist. Werden zahlreiche individuelle Erweiterungen, komplexe Migrationen und viele Drittsysteme benötigt, kann auch hier ein umfangreiches ERP-Projekt entstehen.

Bei größeren SAP-Szenarien steigt der Aufwand häufig mit der Prozess- und Organisationskomplexität. Entscheidend ist deshalb nicht nur das Produkt, sondern der Abstand zwischen Standardsoftware und tatsächlichen Anforderungen.

Bedienbarkeit und Akzeptanz bei den Mitarbeitenden

Die technisch beste ERP-Lösung bringt wenig, wenn sie von den Anwendern nicht akzeptiert wird.

Business Central kann insbesondere für Unternehmen mit Microsoft-Arbeitsplätzen einen Vorteil haben: Daten und Prozesse lassen sich mit Werkzeugen kombinieren, die viele Mitarbeitende bereits aus ihrem Arbeitsalltag kennen. Microsoft integriert Business Central unter anderem mit Outlook, Excel und Teams.

Die tatsächliche Benutzerfreundlichkeit hängt dennoch stark davon ab, wie das ERP eingerichtet wird.

Wichtige Fragen sind deshalb:

• Sehen Mitarbeitende nur die für ihre Rolle relevanten Funktionen?
• Wie viele Prozessschritte sind für häufige Aufgaben notwendig?
• Müssen Anwender ständig zwischen mehreren Systemen wechseln?
• Sind Eingabemasken und Workflows verständlich?
• Wie hoch ist der Schulungsbedarf?

User Adoption sollte deshalb nicht erst kurz vor dem Go-live betrachtet werden. Sie ist ein Auswahlkriterium.

Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit

ERP-Systeme müssen einen Mittelweg zwischen Standardisierung und individuellen Anforderungen ermöglichen.

Business Central kann über Apps, Partnerlösungen, APIs und die Microsoft Power Platform erweitert werden. Microsoft verweist auf Marketplace-Lösungen sowie auf die Integration mit Power Apps und Power Automate.

Typische Erweiterungsmöglichkeiten sind beispielsweise:

• Branchenlösungen
• zusätzliche Apps
• individuelle Schnittstellen
• Automatisierungen
• eigene Anwendungen
• Reporting-Lösungen

Auch SAP-Systeme bieten umfangreiche Möglichkeiten für Erweiterungen und branchenspezifische Szenarien.

Entscheidend ist jedoch nicht, ob sich ein ERP anpassen lässt. Fast wichtiger ist die Frage, wie viele Anpassungen langfristig sinnvoll sind.

Denn jedes zusätzliche Customizing kann Auswirkungen auf:

• Wartbarkeit,
• Tests,
• Updates,
• Dokumentation,
• Support und
• Betriebskosten

haben.

Die Grundregel für ERP-Projekte lautet daher: So viel Standard wie möglich, so viel Individualisierung wie nötig.

Skalierbarkeit und Internationalisierung

Beide ERP-Welten können mit wachsenden Unternehmen umgehen. Unterschiede werden relevant, wenn Wachstum organisatorische Komplexität erzeugt.

Business Central unterstützt den Einsatz in wachsenden mittelständischen Unternehmen und kann über regionale und branchenspezifische Funktionen erweitert werden. Microsoft beschreibt Business Central ausdrücklich als skalierbare Lösung für kleine und mittelständische Organisationen.

Mit zunehmender Größe sollten Unternehmen jedoch konkreter prüfen:

• Wie viele Gesellschaften müssen verwaltet werden?
• In wie vielen Ländern wird gearbeitet?
• Welche Währungen werden benötigt?
• Welche lokalen rechtlichen Anforderungen bestehen?
• Wie komplex sind Konzernstrukturen und Intercompany-Prozesse?
• Wie unterschiedlich sind die Prozesse einzelner Standorte?

Besonders bei sehr komplexen internationalen Konzernstrukturen können umfangreichere SAP-Szenarien ihre Stärken ausspielen.

Skalierbarkeit bedeutet daher nicht nur, mehr Benutzer hinzuzufügen. Sie bedeutet, dass das ERP mit der organisatorischen Komplexität des Unternehmens wachsen kann.

Reporting, Datenanalyse und Automatisierung

Für moderne ERP-Projekte reicht es nicht mehr aus, Transaktionen lediglich korrekt zu verbuchen. Unternehmen wollen Daten auswerten und Abläufe automatisieren.

Business Central profitiert hier von der Integration in die Microsoft Power Platform. Business-Central-Daten können unter anderem mit Power BI analysiert und Prozesse mit Power Automate automatisiert werden. Microsoft ermöglicht außerdem das Einbetten von Power-BI-Inhalten in Business Central.

Mögliche Szenarien sind beispielsweise:

• automatisierte Freigabeprozesse,
• Management-Dashboards,
• Liquiditäts- und Umsatzanalysen,
• Warnungen bei bestimmten Geschäftsereignissen,
• individuelle Apps für operative Prozesse.

SAP verfügt ebenfalls über umfangreiche Analyse-, Automatisierungs- und Plattformangebote.

Für die Auswahl sollte deshalb eine übergeordnete Frage gestellt werden:

Welche Daten- und Automatisierungsplattform soll das Unternehmen langfristig nutzen?

Das ERP ist zunehmend ein Bestandteil dieser Gesamtarchitektur.

Betrieb, Updates und interner IT-Aufwand

Die laufenden Kosten eines ERP-Systems entstehen nicht nur bei der Einführung.

Nach dem Go-live müssen unter anderem folgende Aufgaben organisiert werden:

• Benutzer- und Berechtigungsmanagement
• Schnittstellenüberwachung
• Tests
• Erweiterungsmanagement
• Release- und Update-Prozesse
• Support
• Datenqualität
• Security und Governance

Cloud-ERP kann Teile des klassischen Infrastrukturaufwands reduzieren. Gleichzeitig verschwinden die Aufgaben der internen IT dadurch nicht. Sie verschieben sich stärker in Richtung Integration, Governance, Berechtigungen und Prozessmanagement.

Besonders für mittelständische Unternehmen mit begrenzten IT-Ressourcen sollte deshalb geprüft werden, wie viel interner und externer Aufwand nach dem Go-live tatsächlich erforderlich ist.

Kosten und Total Cost of Ownership

Ein ERP-Vergleich allein anhand von Lizenzpreisen greift zu kurz.

Aussagekräftiger sind die Total Cost of Ownership über mehrere Jahre. Dazu gehören unter anderem:

• Softwarelizenzen beziehungsweise Abonnements
• Beratung und Implementierung
• Datenmigration
• Customizing
• Branchenlösungen und Apps
• Schnittstellen
• Schulungen
• laufender Support
• Updates und Tests
• interne IT-Ressourcen

Ein auf dem Papier günstiges ERP kann langfristig teuer werden, wenn zahlreiche Sonderentwicklungen und manuelle Schnittstellen notwendig sind.

Umgekehrt kann eine höherpreisige Lösung wirtschaftlich sinnvoll sein, wenn sie kritische Unternehmensanforderungen deutlich besser im Standard abbildet.

Die bessere Frage lautet deshalb nicht:

„Welches ERP hat den niedrigeren Lizenzpreis?“

Sondern:

„Welche Gesamtkosten entstehen, um unsere Prozesse über die nächsten fünf bis zehn Jahre zuverlässig zu unterstützen?“

Welche Vorteile bietet Business Central gegenüber SAP?

Business Central kann gegenüber SAP Vorteile bieten – allerdings nicht für jedes Unternehmen und nicht gegenüber jeder SAP-Lösung gleichermaßen.

1. Enge Verzahnung mit Microsoft 365

Unternehmen, die bereits intensiv mit Microsoft 365 arbeiten, können Business Central eng mit Outlook, Excel, Teams, Word und OneDrive verbinden. Der Vorteil ist besonders relevant, wenn Mitarbeitende möglichst wenig zwischen getrennten Arbeitswelten wechseln sollen.

2. Integration mit Power BI und Power Platform

Business Central lässt sich mit Power BI, Power Apps und Power Automate verbinden. Dadurch können Unternehmen Reporting, Automatisierungen und individuelle Anwendungen auf einer gemeinsamen Microsoft-Plattform entwickeln.

3. Passender Umfang für viele Mittelstandsszenarien

Unternehmen benötigen nicht automatisch ein maximal komplexes ERP. Wenn zentrale Finanz-, Einkaufs-, Verkaufs-, Lager-, Fertigungs- oder Projektprozesse ohne außergewöhnlich komplexe Konzernanforderungen abgebildet werden sollen, kann Business Central einen passenden Funktionsumfang bieten.

4. Großes Erweiterungsökosystem

Microsoft verweist auf zahlreiche Erweiterungen und branchenspezifische Lösungen für Business Central. Dadurch lässt sich der ERP-Standard ergänzen, ohne jede Anforderung vollständig neu entwickeln zu müssen.

5. Potenziell geringere Komplexität

Für ein mittelständisches Unternehmen mit überschaubarer Gesellschaftsstruktur und Microsoft-geprägter IT kann Business Central ein weniger komplexes Gesamtszenario ergeben als eine deutlich umfangreichere Enterprise-ERP-Architektur. Das ist jedoch kein Automatismus. Individuelle Anforderungen und Schnittstellen können auch ein Business-Central-Projekt komplex machen.

Wann kann SAP die bessere Wahl sein?

SAP kann besonders dann die bessere Wahl sein, wenn die Anforderungen über ein typisches standardisiertes Mittelstandsszenario hinausgehen. Dazu gehören beispielsweise:

Sehr komplexe Unternehmensstrukturen: Viele Gesellschaften, Geschäftsbereiche, internationale Standorte oder Konzernanforderungen können für ein umfangreicheres SAP-Szenario sprechen.

Tiefe Anforderungen an bestimmte Geschäftsprozesse: Sind Kernprozesse außergewöhnlich komplex oder stark branchenspezifisch, muss geprüft werden, welches System diese Anforderungen am besten unterstützt.

Bereits vorhandene SAP-Landschaft: Wenn zentrale Systeme, Datenmodelle und Integrationen bereits auf SAP basieren, kann die Fortführung dieses Ökosystems strategisch sinnvoller sein als der Aufbau einer parallelen Microsoft-ERP-Welt.

Internationale Organisation: SAP Cloud ERP ist ausdrücklich auf skalierbare und umfassende ERP-Prozesse ausgelegt.

Vorhandenes SAP-Know-how: Hat die interne IT bereits ausgeprägte SAP-Kompetenz, kann dieser Faktor die Kosten und Risiken einer ERP-Entscheidung erheblich beeinflussen.

Konzernvorgaben: Tochterunternehmen können in ihrer ERP-Wahl eingeschränkt sein, wenn Architektur, Reporting oder Governance durch den Konzern festgelegt werden.

Ein Wechsel des Ökosystems ist nicht automatisch ein Fortschritt. Er sollte einen klaren geschäftlichen oder technologischen Mehrwert liefern.

Business Central, SAP, Sage oder Xentral: Welches ERP passt zu welchem Unternehmen?

Business Central und SAP sind nicht die einzigen ERP-Optionen für den Mittelstand. Auch Sage und Xentral adressieren unterschiedliche mittelständische Einsatzszenarien.

Sage positioniert beispielsweise Sage 100 als ERP für den Mittelstand mit Funktionen für Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Produktion. Xentral richtet sein cloudbasiertes ERP insbesondere an KMU und Händler mit Anforderungen rund um Einkauf, Auftragsabwicklung, Lager, Versand, E-Commerce und Finanzen.

Diese Einordnung ersetzt keine individuelle Auswahl. Zwei Unternehmen mit derselben Mitarbeiterzahl können völlig unterschiedliche Anforderungen an ihr ERP haben.

Für welche mittelständischen Unternehmen eignet sich Business Central besonders?

Business Central ist besonders relevant für Unternehmen, bei denen mehrere der folgenden Kriterien zusammenkommen:

• Microsoft 365 ist bereits zentraler Bestandteil der IT-Landschaft.
• Ein Cloud-ERP soll bestehende Insellösungen ablösen.
• Finanzwesen, Einkauf, Verkauf, Lager oder Produktion sollen stärker integriert werden.
• Prozesse sollen automatisiert werden.
• Power BI wird für Reporting und Analysen eingesetzt oder soll künftig genutzt werden.
• Power Automate oder Power Apps sind Bestandteil der Digitalisierungsstrategie.
• Das ERP soll über Apps und Partnerlösungen erweitert werden können.
• Das Unternehmen wächst, ohne bereits hochkomplexe Konzernstrukturen zu besitzen.

Besonders die Microsoft-Integration ist ein wichtiges Differenzierungsmerkmal. Microsoft dokumentiert eine direkte Zusammenarbeit von Business Central mit verschiedenen Microsoft-365- und Power-Platform-Diensten.

Keines dieser Kriterien allein entscheidet jedoch über die Eignung. Sie müssen im Zusammenhang mit Prozessen, Daten, Organisation und langfristiger IT-Strategie bewertet werden.

Business Central oder SAP? 7 Fragen, die IT-Leiter vor der Entscheidung beantworten sollten

1. Welche Geschäftsprozesse muss das ERP tatsächlich abbilden?

Erstellen Sie keine abstrakte Wunschliste mit möglichst vielen Features. Dokumentieren Sie konkrete Kernprozesse und priorisieren Sie, welche davon geschäftskritisch sind.

2. Wie komplex ist unsere Unternehmensstruktur heute?

Eine einzelne Gesellschaft mit weitgehend einheitlichen Prozessen stellt andere Anforderungen als eine internationale Gruppe mit zahlreichen Tochterunternehmen und unterschiedlichen Prozessmodellen.

3. Wie stark wird das Unternehmen in den nächsten Jahren wachsen?

Berücksichtigen Sie nicht nur zusätzliche Mitarbeitende. Wachstum kann neue Standorte, Länder, Geschäftsmodelle, Gesellschaften und regulatorische Anforderungen mit sich bringen.

4. Welche Systeme und Plattformen sind bereits im Einsatz?

ERP-Software ist Teil einer IT-Landschaft. Microsoft 365, Azure, Power Platform, SAP-Systeme, CRM, E-Commerce, DMS und weitere Anwendungen sollten deshalb bereits bei der Auswahl berücksichtigt werden.

5. Wie viele individuelle Anpassungen benötigen wir wirklich?

Jede gewünschte Sonderfunktion sollte hinterfragt werden. Häufig lohnt es sich, einen bestehenden Prozess an einen guten ERP-Standard anzupassen, statt alte Strukturen mit hohem Aufwand technisch nachzubauen.

6. Welche internen Ressourcen stehen für Einführung und Betrieb zur Verfügung?

Ein ERP-Projekt bindet nicht nur externe Berater. Fachbereiche, IT, Management und Key User müssen ausreichend Zeit für Prozessdesign, Tests, Datenmigration und Schulungen erhalten.

7. Welche Total Cost of Ownership entstehen über mehrere Jahre?

Vergleichen Sie nicht nur Lizenzen. Kalkulieren Sie Einführung, Migration, Integrationen, Erweiterungen, Support, Updates und interne Ressourcen über einen längeren Zeitraum.

So gehen Unternehmen bei der Auswahl eines ERP-Systems vor

Eine strukturierte ERP-Auswahl reduziert das Risiko, sich zu früh auf einen Hersteller festzulegen.

Schritt 1: Prozesse und Anforderungen aufnehmen

Dokumentieren Sie die wichtigsten Ist-Prozesse und identifizieren Sie konkrete Probleme. Nicht jeder historische Prozess muss anschließend im neuen ERP reproduziert werden.

Schritt 2: Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen definieren

Trennen Sie geschäftskritische Anforderungen von Komfortfunktionen. Eine Muss-Anforderung könnte beispielsweise eine spezifische Produktionslogik sein. Eine Kann-Anforderung wäre dagegen eine Funktion, die zwar praktisch wäre, aber keinen entscheidenden Geschäftsnutzen erzeugt.

Schritt 3: Bestehende IT-Landschaft berücksichtigen

Dokumentieren Sie alle relevanten Systeme, Datenflüsse und Schnittstellen. Dabei sollte insbesondere geklärt werden:

• Welche Systeme bleiben bestehen?
• Welche Systeme werden ersetzt?
• Wo liegen führende Stammdaten?
• Welche Integrationen sind geschäftskritisch?

Schritt 4: ERP-Systeme vorselektieren

Erst jetzt sollte eine Shortlist geeigneter Systeme entstehen. Produkte, die grundlegende Muss-Anforderungen nicht erfüllen oder strategisch nicht zur IT-Landschaft passen, können früh ausgeschlossen werden.

Schritt 5: Konkrete Use Cases demonstrieren lassen

Eine allgemeine Produktdemo reicht für eine ERP-Entscheidung nicht aus. Anbieter oder Implementierungspartner sollten zentrale Prozesse mit möglichst realistischen Beispielen zeigen – etwa:

• Auftrag bis Rechnung,
• Einkauf bis Wareneingang,
• Produktionsplanung,
• Monatsabschluss,
• Lagerprozesse oder
• Management-Reporting.

So lässt sich besser beurteilen, wie viel Standard und wie viel Individualisierung benötigt wird.

Schritt 6: Implementierungsaufwand bewerten

Fordern Sie nicht nur eine Softwarebewertung an, sondern ein realistisches Einführungskonzept. Dazu gehören insbesondere Migration, Schnittstellen, Customizing, Tests, Schulungen und Change Management.

Schritt 7: Referenzen und Implementierungspartner prüfen

Bei ERP-Projekten entscheidet nicht nur die Software über den Erfolg. Der Implementierungspartner sollte Ihre Branche, Prozesse und Unternehmensgröße verstehen und belastbare Referenzen für vergleichbare Projekte besitzen.

Schritt 8: Total Cost of Ownership berechnen

Vergleichen Sie die Kosten über mehrere Jahre und berücksichtigen Sie auch den internen Aufwand. Erst dann entsteht eine wirtschaftlich aussagekräftige Entscheidungsgrundlage.

Fazit: Business Central oder SAP für den Mittelstand?

Business Central und SAP können beide die richtige ERP-Lösung für mittelständische Unternehmen sein – allerdings in unterschiedlichen Szenarien.

Business Central ist besonders interessant für Unternehmen, die bereits stark auf Microsoft setzen, zentrale Geschäftsprozesse in einem integrierten ERP bündeln und Microsoft 365, Power BI oder Power Platform gezielt einbeziehen möchten.

SAP kann seine Stärken insbesondere bei bestehenden SAP-Landschaften, komplexen Prozessen, umfangreichen internationalen Anforderungen oder strategischen Konzernvorgaben ausspielen. Dabei muss jedoch immer geklärt werden, welche SAP-Lösung konkret zur Diskussion steht.

Für die Entscheidung sollten Unternehmen deshalb nicht nur Funktionslisten vergleichen. Mindestens genauso wichtig sind Integrationsfähigkeit, Implementierungsaufwand, Erweiterbarkeit, Benutzerakzeptanz, laufender IT-Aufwand und Total Cost of Ownership.

Das passende ERP ist nicht das System mit den meisten Funktionen. Es ist das System, das die relevanten Geschäftsprozesse heute zuverlässig unterstützt und gleichzeitig zur langfristigen Entwicklung von Unternehmen und IT-Landschaft passt.

Häufige Fragen zu Business Central und ERP-Systemen

Ist Microsoft Dynamics 365 Business Central ein vollwertiges ERP-System?

Ja. Microsoft Dynamics 365 Business Central ist ein ERP- beziehungsweise Business-Management-System für kleine und mittelständische Unternehmen. Es deckt unter anderem Finanzwesen, Einkauf, Vertrieb, Lager, Fertigung, Projekte und Service ab.

Für welche Unternehmensgröße eignet sich Business Central?

Microsoft positioniert Business Central für kleine und mittelständische Organisationen. Wichtiger als eine feste Mitarbeiterzahl sind jedoch Prozesskomplexität, Unternehmensstruktur, Transaktionsvolumen, Integrationsbedarf und zukünftige Wachstumsanforderungen.

Ist Business Central für international tätige Unternehmen geeignet?

Business Central kann auch für international tätige Unternehmen geeignet sein. Entscheidend ist, wie viele Gesellschaften, Länder, Lokalisierungen, Währungen und rechtliche Anforderungen abgebildet werden müssen. Bei sehr komplexen internationalen Konzernstrukturen sollte geprüft werden, ob eine umfangreichere ERP-Plattform besser geeignet ist.

Welche Alternativen zu SAP gibt es für den Mittelstand?

Zu den möglichen SAP-Alternativen für mittelständische Unternehmen gehören unter anderem Microsoft Dynamics 365 Business Central, Sage-Lösungen wie Sage 100 und Xentral. Welche Alternative geeignet ist, hängt vor allem von Unternehmensgröße, Branche, Prozesskomplexität und bestehender IT-Landschaft ab.

Was sollte man beim Vergleich von ERP-Systemen beachten?

Beim ERP-Vergleich sollten Unternehmen mindestens Funktionsumfang, Integration, Skalierbarkeit, Implementierungsaufwand, Anpassbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Anbieter- und Partnerökosystem sowie Total Cost of Ownership bewerten. Entscheidend ist nicht die größte Funktionsmenge, sondern die beste Übereinstimmung mit den eigenen Prozessen und der langfristigen IT-Strategie.