Wie wir mit iPaaS und einem Workflow in DocuWare Dokumente verschlüsseln und somit einen neuen glücklichen Kunden gewonnen haben. Eine Beschreibung des Use Cases aus der Praxis.
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Ausgangssituation
Wir bekamen einen Anruf von einem Unternehmen das uns erzählte, es würde gerne Entgeltabrechnungen aus der HR-Software "Hamburger Software" in DocuWare archivieren, das Dokument mit der Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters verschlüsseln und als PDF-Anhang an den Mitarbeiter*in per E-Mail versenden. Der derzeitige Systembetreuer tue sich schwer damit, dies via Microsoft Power Automate umzusetzen.
Proof of Concept
Vor einer Zusage und Übernahme des Auftrags wollten wir die technische Machbarkeit überprüfen. Dank der iPaaS Lösung Make.com und verfügbaren Modulen zur Bearbeitung von PDF-Dateien war bereits nach 10 Minuten klar, dass wir den Job übernehmen können.
Umsetzung
Die eigentliche Umsetzung gestaltete sich genauso einfach und schnell wie der PoC.
Archivierung in DocuWare
Der (andere) IT-Dienstleister des Kunden kümmerte sich gemeinsam mit diesem um die Bereitstellung der Entgeltabrechnung als PDF-Datei. Dies gelang über einen virtuellen Drucker, der bei Ausdruck das Dokument als PDF-Datei auf einem Server abspeichert. Via DocuWare Desktop Apps wird der Netzwerkordner überwacht und neu abgespeicherte Dateien direkt ins DMS importiert.
Synchronisation der Personalstammdaten
Nach dem Import und dem Abspeichern in einem DocuWare Archiv wird via OCR (Texterkennung) die Personalnummer aus dem Dokument ausgelesen und anhand dieser eine Datensynchronisation durchgeführt. Hierfür werden nächtlich die dafür erforderlichen Stammdaten aus einem lokalen MSSQL Server in ein DocuWare Hilfsarchiv im Cloudsystem synchronisiert.
Über diesen Prozess wird das Dokument mit weiteren Metadaten wie beispielsweise dem Namen, E-Mail Adresse und Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters angereichert, die für den weiteren Vorgang erforderlich sind.
Verschlüsselung und E-Mail Versand
Das System prüft nun ob eine E-Mail des Mitarbeiters vorhanden ist oder nicht. Sobald eine E-Mail gefunden und hinterlegt wurde, löst dies via Webhook ein Szenario in der Middleware und iPaaS-Lösung Make.com aus.
Über dieses Szenario wird die Entgeltabrechnung aus DocuWare heruntergeladen und danach an PDF4ME übergeben. Mit diesem Tool wird die PDF-Datei mit der Sozialversicherungsnummer des Empfängers (Mitarbeiters) verschlüsselt. Danach wird die fertige PDF-Datei automatisiert per E-Mail an den Mitarbeiter*in als Anhang versendet.
Screenshot des Szenarios:
Workflow für Dokumente ohne Mail-Empfänger
Das Unternehmen überlässt es seinen Mitarbeiter*innen, ob diese ihre Lohnabrechnung per E-Mail oder noch klassisch in Papierform erhalten möchten. Mitarbeiter, die ihre E-Mail Adresse angegeben haben, erhalten das Dokument per E-Mail.
Liegt keine E-Mail Adresse vor, generiert das System innerhalb DocuWare eine (Workflow-)Aufgabe bei der Personalabteilung, mit der Bitte, das Dokument zu drucken und über den klassischen Papierweg zu versenden.
Dieser Workflow wurde von uns zudem mit weiteren Highlights "gepimpt":
** Fehlerhandling
Falls - warum auch immer - die Verschlüsselung oder der E-Mail Versand nicht funktionieren, landet das Dokument im Fehlerhandling und die Personalabteilung kann händisch eingreifen. Immer noch besser als wenn das Dokument im Nirvana verschwinden würde.
** Stammdaten-Update
Falls ein Dokument im Workflow zum Ausdruck landet, der Mitarbeiter eine E-Mail Adresse nachträglich eingibt, kann das Dokument erneut an das Szenario übergeben werden. Zudem gibt es die Option, die E-Mail Adresse direkt im Stammdatenarchiv zu hinterlegen und so den Datensatz des Mitarbeiter zu aktualisieren und zu ergänzen.
Fazit
Wir konnten mit unserer Lösung, insbesondere mit der schnellen Umsetzung (vom Anruf bis zur Fertigstellung verging nur eine Woche - Umsetzungsaufwand: 1 Tag) den Kunden von uns überzeugen und haben so den Auftrag erhalten. Bereits jetzt möchte der neue zufriedene Anwender das DocuWare-System ausbauen und mit uns das Projekt der Rechnungsverarbeitung starten.
Kundenaussage
Wir haben nach der initialen Umsetzung und dem ersten Produktivlauf tolles Feedback erhalten, was wir nennen dürfen:
Hallo Herr Konda,
wie von Ihnen prophezeit lief alles reibungslos.
Herr Mustermann (Name geändert) und ich sind sehr erfreut. Es ist alles übersichtlich und gut zu bedienen.
Es ist schön wenn die Zusammenarbeit so gut funktioniert.
Mit freundlichen Grüßen
Manuela K.
Sowas freut uns natürlich sehr und wir sind stolz darauf, tolle Arbeit abzugeben und zufriedene Kunden zu generieren!
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