Digitale Rechnungsfreigabe: Wie DMS Einkauf und Buchhaltung besser verbindet

Eine Lieferantenrechnung geht in der Buchhaltung ein, kann dort aber noch nicht abschließend bearbeitet werden. Zunächst muss der Einkauf prüfen, ob die Rechnung zur Bestellung passt, ob die Ware geliefert wurde oder ob Preis und Menge stimmen. Die dafür benötigten Informationen befinden sich möglicherweise in E-Mails, Bestellungen, Lieferscheinen oder verschiedenen Unternehmenssystemen.

Was dann häufig beginnt, ist ein manueller Abstimmungsprozess: Die Rechnung wird weitergeleitet, Rückfragen werden per E-Mail gestellt und Freigaben müssen nachverfolgt werden. Gerade an der Schnittstelle zwischen Einkauf und Buchhaltung entstehen dadurch Medienbrüche und Verzögerungen.

Dokumentenmanagement-Software kann diesen Prozess strukturieren. Statt Rechnungen und zugehörige Informationen zwischen Abteilungen hin- und herzuschicken, werden Dokumente zentral verwaltet und über definierte digitale Workflows geprüft und freigegeben.

Wie verbessert Dokumentenmanagement-Software die Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung und Einkauf?

Dokumentenmanagement-Software verbessert die Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Buchhaltung, indem Rechnungen und zugehörige Informationen zentral verfügbar sind, Freigaben über definierte Workflows gesteuert werden und beide Abteilungen nachvollziehen können, wo sich eine Rechnung gerade im Prozess befindet.

Damit verändert sich nicht nur die Ablage von Dokumenten. Vor allem der Informationsfluss zwischen den beteiligten Unternehmensbereichen wird strukturierter.

Die Buchhaltung muss beispielsweise nicht mehr per E-Mail nachfragen, ob eine Rechnung bereits sachlich geprüft wurde. Der Einkauf wiederum erhält die für ihn relevanten Dokumente innerhalb eines definierten Prozesses und kann seine Prüfung dort dokumentieren.

Eine digitale Dokumentenverwaltung schafft damit eine gemeinsame Informationsbasis. Rechnung, Freigabestatus und weitere zum Vorgang gehörende Informationen müssen nicht mehr auf unterschiedliche Postfächer, Papierordner oder lokale Ablagen verteilt sein.

Die wichtigsten Effekte sind:

• Rechnungen werden zentral verwaltet.
• Zuständigkeiten können klar definiert werden.
• Freigabeschritte laufen nach nachvollziehbaren Prozessen ab.
• Einkauf und Buchhaltung arbeiten mit denselben Informationen.
• Bearbeitungsstände werden transparenter.
• Manuelle Rückfragen und Medienbrüche können reduziert werden.

Für mittelständische Unternehmen ist dabei besonders wichtig, dass Dokumentenmanagement-Software nicht lediglich Papier durch digitale Dateien ersetzt. Ihr eigentlicher Nutzen liegt darin, Dokumente mit Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Geschäftsprozessen zu verbinden.

Warum entstehen bei der Rechnungsfreigabe häufig Probleme zwischen Einkauf und Buchhaltung?

Rechnungsprozesse sind abteilungsübergreifende Prozesse. Genau das macht sie anfällig für Reibungsverluste.

Die Buchhaltung ist für die Verarbeitung einer Rechnung verantwortlich, benötigt für deren Prüfung aber häufig Informationen aus dem Einkauf oder aus einem Fachbereich. Dort wiederum liegen beispielsweise Kenntnisse über Bestellung, Lieferung, Leistung oder vereinbarte Konditionen vor.

Schwierig wird es, wenn die dafür benötigten Informationen an unterschiedlichen Orten gespeichert sind.

Eine Rechnung kann beispielsweise als PDF per E-Mail eintreffen, während die Bestellung in einem ERP-System liegt. Ein Lieferschein wurde möglicherweise an einem anderen Ort abgelegt und die Freigabe erfolgt anschließend über eine weitere E-Mail. Für die Buchhaltung ist dann nicht ohne Weiteres ersichtlich, ob die Prüfung bereits erfolgt ist oder bei wem der Vorgang gerade liegt.

Typische Herausforderungen sind:

• Rechnungen gehen über unterschiedliche Kanäle ein.
• Bestellungen und Rechnungen liegen in verschiedenen Systemen oder Ablagen.
• Freigaben erfolgen per E-Mail oder auf Papier.
• Zuständigkeiten sind nicht eindeutig geregelt.
• Der aktuelle Bearbeitungsstatus ist schwer nachvollziehbar.
• Rückfragen müssen manuell gestellt werden.
• Informationen werden mehrfach weitergegeben.
• Dokumente müssen an verschiedenen Stellen gesucht werden.

Besonders problematisch sind die Übergänge zwischen den Abteilungen. Wird eine Rechnung beispielsweise von der Buchhaltung per E-Mail an den Einkauf geschickt, entsteht eine zusätzliche Kopie. Erfolgt die Freigabe wiederum per Antwortmail, befindet sich ein Teil der Prozessinformationen im Postfach und ein anderer Teil möglicherweise im Buchhaltungssystem oder in einer Dateiablage.

Je mehr solcher Übergaben ein Prozess enthält, desto schwieriger wird es, einen einheitlichen Überblick zu behalten.

Ein DMS setzt deshalb nicht erst bei der Archivierung an. Es kann als gemeinsame Plattform dienen, über die Dokumente und Bearbeitungsschritte entlang des Rechnungsprozesses verfügbar gemacht werden.

Wie funktioniert die digitale Rechnungsfreigabe mit einem DMS?

Bei einer digitalen Rechnungsfreigabe wird die Rechnung nicht manuell von Person zu Person weitergegeben. Stattdessen wird sie zentral erfasst und anschließend über einen definierten Workflow durch die erforderlichen Prüf- und Freigabeschritte geführt.

Wie dieser Ablauf konkret aussieht, hängt von der eingesetzten Dokumentenmanagement-Software, der Konfiguration und den Prozessen des Unternehmens ab. Ein typischer Rechnungsworkflow kann jedoch folgendermaßen aufgebaut sein:

1. Eine Rechnung geht im Unternehmen ein.
   Sie kann beispielsweise bereits digital vorliegen oder auf anderem Weg eingehen und anschließend für den digitalen Prozess bereitgestellt werden.
2. Die Rechnung wird zentral im DMS erfasst.
   Dadurch steht sie nicht nur in einem persönlichen Postfach oder einer lokalen Ablage zur Verfügung.
3. Relevante Informationen werden dem Vorgang zugeordnet.
   So können Rechnung und weitere benötigte Informationen innerhalb eines gemeinsamen Prozesses betrachtet werden.
4. Die Rechnung wird zur Prüfung weitergeleitet.
   Anhand definierter Regeln wird sie der zuständigen Person oder Abteilung zugeordnet.
5. Der Einkauf führt die fachliche Prüfung durch.
   Dabei können beispielsweise der Bezug zur Bestellung, die erhaltene Lieferung, Mengen, Preise oder vereinbarte Konditionen relevant sein.
6. Rückfragen oder weitere Freigaben erfolgen innerhalb des digitalen Prozesses.
   Muss eine weitere Person eingebunden werden, kann auch dieser Schritt Bestandteil des Workflows sein.
7. Die Buchhaltung kann den Bearbeitungsstatus nachvollziehen.
   Sie sieht, ob eine Rechnung noch geprüft wird oder bereits freigegeben wurde.
8. Nach der Freigabe wird die Rechnung für die weitere Verarbeitung bereitgestellt.
   Anschließend können die nächsten buchhalterischen oder organisatorischen Schritte erfolgen.
9. Dokument und Bearbeitungsschritte bleiben nachvollziehbar.
   Dadurch lässt sich später besser erkennen, wie der Vorgang bearbeitet wurde.

Der entscheidende Unterschied zu einem rein manuellen Verfahren liegt im Prozess. Eine Rechnung muss nicht immer wieder neu per E-Mail weitergeschickt werden. Stattdessen bewegt sich der Vorgang innerhalb eines definierten digitalen Workflows durch das Unternehmen.

Das schafft vor allem an den Schnittstellen zwischen Einkauf und Buchhaltung mehr Transparenz.

Einkauf und Buchhaltung: Wer übernimmt welche Aufgaben?

Dokumentenmanagement-Software verändert nicht die fachlichen Verantwortlichkeiten der einzelnen Abteilungen. Der Einkauf bleibt für andere Prüfaspekte zuständig als die Buchhaltung.

Ein digitaler Workflow sorgt vielmehr dafür, dass diese Verantwortlichkeiten klarer aufeinander abgestimmt werden können.

Aufgaben des Einkaufs

Der Einkauf kann beispielsweise prüfen:

• ob die Rechnung zu einer Bestellung gehört,
• ob die Ware oder Leistung wie vereinbart geliefert wurde,
• ob Mengen und Preise plausibel sind,
• ob die vereinbarten Konditionen berücksichtigt wurden,
• ob Abweichungen geklärt werden müssen.

Gerade bei Abweichungen ist der fachliche Kontext wichtig. Die Buchhaltung kann anhand einer Rechnung allein häufig nicht beurteilen, warum beispielsweise eine Menge oder ein Preis von der ursprünglichen Bestellung abweicht.

Aufgaben der Buchhaltung

Die Buchhaltung betrachtet den Vorgang aus einer anderen Perspektive. Zu ihren Aufgaben können unter anderem gehören:

• die formale und buchhalterische Prüfung,
• die weitere Verarbeitung der Rechnung,
• die Vorbereitung beziehungsweise Durchführung des Zahlungsprozesses,
• die nachvollziehbare Dokumentation des Vorgangs.

Die Zusammenarbeit funktioniert deshalb besonders gut, wenn beide Bereiche nicht mit voneinander getrennten Informationsständen arbeiten.

Ein DMS ersetzt diese fachliche Arbeit nicht. Es sorgt vielmehr dafür, dass die richtige Information im richtigen Prozessschritt verfügbar ist und die Ergebnisse der jeweiligen Prüfung für den weiteren Ablauf nachvollziehbar bleiben.

Praxisbeispiel: Rechnungsfreigabe mit DocuWare

Wie ein solcher Prozess aussehen kann, lässt sich am Beispiel von DocuWare als Dokumentenmanagement- und Workflow-Lösung verdeutlichen.

Angenommen, ein mittelständisches Unternehmen erhält eine Rechnung von einem Lieferanten. Die Buchhaltung benötigt vor der weiteren Verarbeitung eine Bestätigung aus dem Einkauf.

Statt das PDF per E-Mail an den zuständigen Einkäufer weiterzuschicken, wird die Rechnung zentral im Dokumentenmanagement abgelegt beziehungsweise dem entsprechenden digitalen Prozess zugeführt.

Die Rechnung kann anschließend innerhalb eines definierten Workflows zur sachlichen Prüfung weitergegeben werden. Der Einkauf erhält damit Zugriff auf den Vorgang und kann beispielsweise prüfen, ob die Rechnung zu einer Bestellung oder Lieferung passt.

Ist die Rechnung korrekt, wird die entsprechende Freigabe digital dokumentiert. Gibt es eine Abweichung, kann eine Klärung erforderlich sein.

Für die Buchhaltung entsteht dabei ein wesentlicher Vorteil: Sie muss nicht separat herausfinden, ob der Vorgang bereits bearbeitet wurde. Der Status der Rechnung bleibt im digitalen Prozess nachvollziehbar.

Der vereinfachte Ablauf sieht damit beispielsweise so aus:

Rechnungseingang → zentrale Ablage → Zuordnung zum Vorgang → sachliche Prüfung → Freigabe → Rückmeldung an die Buchhaltung → weitere Verarbeitung

DocuWare dient dabei als Beispiel dafür, wie Dokumentenmanagement und digitale Workflows miteinander verbunden werden können. Welche einzelnen Schritte automatisiert ablaufen und welche weiteren Systeme eingebunden sind, hängt von der jeweiligen Konfiguration und Systemlandschaft des Unternehmens ab.

Der organisatorische Nutzen lässt sich jedoch unabhängig vom konkreten Setup erkennen: Einkauf und Buchhaltung arbeiten am selben Vorgang, statt unterschiedliche Versionen eines Dokuments über E-Mail auszutauschen.

Welche Vorteile bietet ein digitaler Rechnungsworkflow?

Ein digitaler Rechnungsworkflow kann verschiedene organisatorische Probleme adressieren, die bei manuellen Freigabeprozessen entstehen.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• weniger Medienbrüche,
• schnellere Informationsweitergabe,
• transparente Zuständigkeiten,
• nachvollziehbare Freigaben,
• bessere Auffindbarkeit von Dokumenten,
• weniger manuelle Rückfragen,
• mehr Transparenz über offene Vorgänge,
• bessere Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Buchhaltung,
• eine Grundlage für die weitere Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Weniger Medienbrüche

Wenn Rechnungen nicht zwischen Papier, E-Mail-Postfächern, Netzlaufwerken und unterschiedlichen Anwendungen wechseln müssen, lässt sich der Prozess konsistenter gestalten. Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass jedes beteiligte Unternehmenssystem ersetzt werden muss. Entscheidend ist vielmehr, dass Dokumente und relevante Informationen strukturiert zwischen den Prozessschritten verfügbar bleiben.

Transparentere Zuständigkeiten

Bei manuellen Freigaben ist häufig unklar, wer eine Rechnung gerade bearbeitet. Ein definierter digitaler Workflow kann dagegen abbilden, welcher Prozessschritt als Nächstes erforderlich ist und welcher Bereich dafür zuständig ist. Gerade bei mehreren beteiligten Personen erleichtert das die Koordination.

Nachvollziehbare Freigaben

Wird eine Rechnung per E-Mail freigegeben, liegt die Freigabe möglicherweise nur in einem persönlichen Postfach. In einem digitalen Workflow können Bearbeitung und Freigabe dagegen dem entsprechenden Vorgang zugeordnet werden. Das erleichtert die spätere Nachvollziehbarkeit.

Weniger manuelle Rückfragen

Eine typische Frage in der Buchhaltung lautet: „Ist diese Rechnung schon freigegeben?“

Wenn der aktuelle Status direkt im Prozess erkennbar ist, müssen solche Informationen nicht für jeden Vorgang separat eingeholt werden. Das reduziert unnötige Abstimmungsschleifen zwischen den Abteilungen.

Bessere Auffindbarkeit

Eine zentrale digitale Dokumentenverwaltung erleichtert es, Rechnungen und weitere zugehörige Dokumente wiederzufinden. Mitarbeiter müssen Informationen nicht in verschiedenen E-Mail-Postfächern oder Ablagestrukturen suchen.

Grundlage für Automatisierung

Strukturierte digitale Prozesse schaffen außerdem eine Voraussetzung dafür, weitere Schritte zu automatisieren. Welche Automatisierungsmöglichkeiten sinnvoll sind, hängt dabei vom jeweiligen DMS, den Unternehmensprozessen und der Integration mit anderen Systemen ab. Der wichtigste Vorteil liegt deshalb nicht in einer einzelnen Funktion. Er entsteht durch das Zusammenspiel aus Dokumenten, Informationen, Zuständigkeiten und definierten Prozessschritten.

Wie lassen sich Einkaufsprozesse und Rechnungsmanagement weiter verbinden?

Eine Rechnung ist selten ein isoliertes Dokument. Sie steht normalerweise in einem geschäftlichen Zusammenhang.

Bei einer Lieferantenrechnung können beispielsweise folgende Informationen relevant sein:

• Bestellung,
• Lieferant,
• Lieferschein,
• Freigabestatus,
• Rechnungsdaten,
• weitere Dokumente zum Vorgang.

Je besser diese Informationen miteinander verbunden sind, desto einfacher kann die fachliche Prüfung werden.

Der Einkauf benötigt beispielsweise den Zusammenhang zwischen Rechnung und Bestellung. Die Buchhaltung wiederum benötigt nach erfolgter Prüfung die Information, dass der Vorgang freigegeben wurde.

Dokumentenmanagement-Software kann hier eine verbindende Rolle übernehmen. Besonders relevant wird dies in Kombination mit bereits vorhandenen Unternehmenssystemen.

In vielen mittelständischen Unternehmen existieren beispielsweise ERP-Systeme, Finanzbuchhaltungslösungen oder spezialisierte Einkaufssysteme. Ein DMS muss diese Anwendungen nicht zwangsläufig ersetzen. Je nach Systemlandschaft können Schnittstellen dafür sorgen, dass Dokumente und Informationen zwischen den beteiligten Lösungen ausgetauscht beziehungsweise gemeinsam im Prozess genutzt werden.

Dadurch kann beispielsweise ein Rechnungsdokument im DMS verwaltet werden, während kaufmännische Informationen aus anderen Unternehmenssystemen in den Gesamtprozess einbezogen werden.

Wie weit dieser Prozess automatisiert werden kann, hängt von mehreren Faktoren ab: von der eingesetzten Software, der Qualität und Struktur der verfügbaren Daten, der Konfiguration des Workflows und den vorhandenen Integrationen.

Für IT-Verantwortliche ist deshalb wichtig, einen Rechnungsworkflow nicht isoliert zu betrachten. Entscheidend ist die Frage, welche Systeme am Gesamtprozess beteiligt sind und wie Informationen zwischen ihnen fließen sollen.

Worauf sollten Unternehmen bei der Einführung digitaler Rechnungsfreigaben achten?

Ein funktionierender digitaler Rechnungsworkflow beginnt nicht mit der Software. Zunächst sollte klar sein, wie der Prozess fachlich aussehen soll.

Unternehmen sollten deshalb ihren bestehenden Rechnungsprozess analysieren und prüfen, an welchen Stellen heute Verzögerungen, Rückfragen oder Medienbrüche entstehen.

Dabei sind insbesondere folgende Punkte relevant:

• Bestehenden Prozess analysieren: Wie gelangt eine Rechnung heute vom Eingang bis zur Buchhaltung und Zahlung?
• Verantwortlichkeiten definieren: Wer prüft welche Informationen und wer darf eine Rechnung freigeben?
• Freigaberegeln festlegen: Welche Prozessschritte sind in welchen Fällen erforderlich?
• Ausnahmefälle berücksichtigen: Was passiert beispielsweise bei Abweichungen oder unklaren Zuständigkeiten?
• Schnittstellen identifizieren: Welche Informationen werden aus ERP-, Finanzbuchhaltungs- oder anderen Systemen benötigt?
• Nutzer frühzeitig einbeziehen: Einkauf und Buchhaltung sollten bei der Gestaltung des Prozesses beteiligt sein.
• Manuelle Prozesse hinterfragen: Ein bestehender Papier- oder E-Mail-Prozess sollte nicht einfach unverändert digital nachgebaut werden.

Gerade der letzte Punkt ist entscheidend. Wenn eine Rechnung heute fünf unnötige manuelle Zwischenschritte durchläuft, wird der Prozess nicht automatisch besser, nur weil diese fünf Schritte anschließend digital ausgeführt werden.

Die Einführung eines DMS bietet deshalb die Gelegenheit, bestehende Abläufe zu überprüfen: Welche Prüfung ist tatsächlich notwendig? Wer benötigt welche Information? Welche Freigabe lässt sich eindeutig zuordnen? Und an welchen Stellen entstehen heute unnötige Wartezeiten? Ein guter digitaler Workflow bildet den bestehenden Prozess nicht nur elektronisch ab, sondern vereinfacht ihn dort, wo es organisatorisch sinnvoll ist.

Fazit: Gemeinsame Workflows statt Rechnungen per E-Mail

Der wesentliche Nutzen von Dokumentenmanagement-Software liegt bei Rechnungsprozessen nicht allein in der digitalen Ablage.

Entscheidend ist die Verbindung von Dokumenten, Informationen, Verantwortlichkeiten und Freigabeschritten zu einem nachvollziehbaren Prozess.

Für Einkauf und Buchhaltung bedeutet das: Beide Abteilungen können auf denselben Vorgang zugreifen, während klar bleibt, welche Prüfung bereits erfolgt ist und welcher Schritt als Nächstes notwendig ist. Rechnungen müssen dadurch weniger häufig manuell weitergeleitet werden und der aktuelle Bearbeitungsstatus wird transparenter.

Damit entsteht eine bessere Grundlage für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und für die weitere Automatisierung von Geschäftsprozessen.

DocuWare ist ein konkretes Beispiel für Dokumentenmanagement- und Workflow-Software, mit der entsprechende digitale Dokumenten- und Freigabeprozesse umgesetzt werden können. Wie der konkrete Rechnungsworkflow aufgebaut ist und welche Systeme integriert werden, sollte sich jedoch immer an den Prozessen und Anforderungen des jeweiligen Unternehmens orientieren.

Häufige Fragen zur digitalen Rechnungsfreigabe mit DMS

Was ist eine digitale Rechnungsfreigabe?

Bei einer digitalen Rechnungsfreigabe wird eine eingehende Rechnung über einen elektronischen Workflow geprüft und freigegeben. Das Dokument wird zentral erfasst, den zuständigen Personen oder Abteilungen zur Prüfung bereitgestellt und nach erfolgter Freigabe für die weitere Verarbeitung zur Verfügung gestellt. Die einzelnen Bearbeitungsschritte können dabei nachvollziehbar dokumentiert werden.

Welche Vorteile bietet ein DMS für die Buchhaltung?

Ein DMS kann der Buchhaltung eine zentrale Ablage für Rechnungen und zugehörige Dokumente bieten und Bearbeitungsstände transparenter machen. Statt Rechnungen manuell weiterzugeben oder Freigaben per E-Mail nachzuverfolgen, können definierte digitale Workflows den Informationsfluss zwischen Buchhaltung und anderen Unternehmensbereichen strukturieren.

Wie unterstützt ein DMS den Einkauf?

Ein DMS kann dem Einkauf Rechnungen und zugehörige Informationen innerhalb eines digitalen Prozesses zur Prüfung bereitstellen. Dadurch lassen sich beispielsweise sachliche Prüfungen oder Freigaben dem jeweiligen Vorgang zuordnen und nachvollziehbar dokumentieren. Die Ergebnisse stehen anschließend auch für die weitere Bearbeitung durch die Buchhaltung zur Verfügung.

Wie verbessert ein DMS die Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Buchhaltung?

Ein DMS schafft eine gemeinsame Informationsbasis für beide Bereiche. Rechnungen werden zentral verwaltet, Zuständigkeiten über definierte Workflows abgebildet und Freigaben nachvollziehbar dokumentiert. Dadurch können Einkauf und Buchhaltung transparenter zusammenarbeiten und müssen Informationen weniger häufig manuell per E-Mail, Papier oder über getrennte Ablagen austauschen.

Kann DocuWare für digitale Rechnungsfreigaben eingesetzt werden?

Ja. DocuWare ist eine Dokumentenmanagement- und Workflow-Lösung, mit der digitale Dokumentenprozesse und Rechnungsfreigaben umgesetzt werden können. Wie ein konkreter Workflow aufgebaut wird, welche Schritte automatisiert werden und welche weiteren Unternehmenssysteme eingebunden sind, hängt von der jeweiligen Konfiguration und Systemlandschaft ab.