Die Verwaltung von Personalakten hat sich im Mittelstand in den letzten Jahren grundlegend verändert. Sensible HR-Daten, steigende Anforderungen an Compliance & Datenschutz (DSGVO), hybride Arbeitsmodelle sowie zunehmender Prüfungs- und Auditdruck zwingen Unternehmen dazu, ihre HR-Dokumentenverwaltung neu zu denken.
Vor diesem Hintergrund stehen viele Organisationen vor einer zentralen Frage:
Welche Dokumentenmanagement-Software für digitale Personalakten ist die richtige?
In der Praxis kristallisieren sich dabei zwei Ansätze heraus:
- Spezialisierte Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) wie DocuWare
- Plattformlösungen wie Microsoft SharePoint als Teil von Microsoft 365
Dieser Artikel vergleicht DocuWare vs SharePoint im Kontext der digitalen Personalakte – mit Fokus auf:
- DSGVO & Compliance
- Zugriffsrechte und Rollenmodelle
- Workflow-Automatisierung im HR
- Integrationen
- Revisionssichere Personalakten Archivierung
Hinweis: profor software unterstützt Unternehmen bei der Einführung von DocuWare als Dokumentenmanagement-Software für digitale Personalakten – insbesondere bei Konzeption, Integration und Umsetzung.
2. Grundlagen: Was bedeutet „Dokumentenmanagement-Software für digitale Personalakten“?
Eine digitale Personalakte ist die zentrale, strukturierte Ablage aller mitarbeiterbezogenen Dokumente in digitaler Form. Dazu gehören unter anderem:
- Arbeitsverträge und Vertragsänderungen
- Gehalts- und Lohnunterlagen
- Abmahnungen und Zeugnisse
- Bewerbungsunterlagen
- Krankmeldungen und Bescheinigungen
Eine geeignete Dokumentenmanagement-Software für digitale Personalakten muss dabei deutlich mehr leisten als reine Ablage.
Zentrale Anforderungen an ein DMS im HR-Kontext
Ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement-System (DMS) für HR erfüllt typischerweise folgende Kriterien:
- Sichere Speicherung sensibler Mitarbeiterdaten
- Feingranulare Zugriffsrechte (z. B. HR, Führungskräfte, Payroll)
- Lückenlose Protokollierung von Zugriffen und Änderungen
- Personalakten Archivierung mit klaren Aufbewahrungs- und Löschfristen
- Unterstützung von HR-Dokumentenverwaltung und Prozessen wie Onboarding oder Vertragsänderungen
- Umsetzung von Compliance & Datenschutz (DSGVO)-Vorgaben
Damit wird deutlich: Eine digitale Personalakte ist nicht nur ein Dokumentenspeicher, sondern ein strukturierter, regelbasierter Bestandteil der HR-Prozesse.
3. DocuWare als DMS für digitale Personalakten – Stärken und Ansatz
DocuWare ist eine spezialisierte Dokumentenmanagement-Software, die gezielt für strukturierte Dokumentenprozesse – einschließlich digitaler Personalakten – entwickelt wurde.
Funktionsschwerpunkte im HR-Kontext
Rollenbasierte Zugriffskonzepte
DocuWare ermöglicht eine präzise Definition von Zugriffsrechten. Es lässt sich genau steuern:
- Wer welche Personalakte sehen darf
- Welche Dokumenttypen zugänglich sind
- Ob Zugriffe zeitlich begrenzt sind
Detaillierte Rechteverwaltung und Protokollierung
Alle Zugriffe und Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert – ein zentraler Aspekt für DSGVO-konforme HR-Dokumentenverwaltung.
Workflows für HR-Prozesse
Typische HR-Prozesse lassen sich automatisieren, z. B.:
- Onboarding neuer Mitarbeiter
- Vertragsfreigaben
- Genehmigungsprozesse
- Fristenüberwachung
Automatisierte Aufbewahrungs- und Löschregeln
Unterschiedliche Dokumententypen können mit spezifischen Fristen versehen werden, etwa:
- Bewerbungsunterlagen (z. B. Löschung nach Fristablauf)
- Lohnunterlagen (gesetzliche Aufbewahrungspflichten)
Compliance & Datenschutz (DSGVO)
DocuWare unterstützt Unternehmen technisch bei der Umsetzung von DSGVO-Anforderungen:
- Nachvollziehbare Zugriffshistorie
- Unterstützung von Auskunfts- und Löschanfragen
- Strukturierte Dokumentation von Berechtigungen
Integrationsfähigkeit
DocuWare lässt sich in bestehende Systeme integrieren:
- HR- und ERP-Systeme
- E-Mail-Programme und Office-Anwendungen
- Automatisierte Ablage direkt in die digitale Personalakte
Einordnung:
DocuWare ist klar auf strukturierte, regelbasierte Dokumentenprozesse ausgelegt. Die Einführung erfordert jedoch eine saubere Konzeption von Rollen, Rechten und Prozessen.
4. SharePoint als Plattform für digitale Personalakten – Möglichkeiten und Grenzen
Microsoft SharePoint ist primär eine Collaboration- und Dokumentenplattform innerhalb von Microsoft 365, wird aber häufig auch für die HR-Dokumentenverwaltung eingesetzt.
Einsatzszenarien für digitale Personalakten
- Ablage von HR-Dokumenten in SharePoint-Bibliotheken
- Strukturierung über Ordner, Metadaten und Sites
- Nutzung von Berechtigungsgruppen für Zugriffskontrolle
Stärken im HR-Kontext
Integration im Microsoft-Ökosystem
Nahtlose Zusammenarbeit mit:
- Microsoft Teams
- Outlook
- Word, Excel und OneDrive
Vertraute Benutzeroberfläche
Viele Anwender kennen die Umgebung bereits, was die Einführung erleichtert.
Grenzen und Herausforderungen
Komplexität bei feingranularen Rechten
Sobald differenzierte Zugriffsmodelle benötigt werden (z. B. nach Dokumenttyp oder Rolle), steigt der Konfigurationsaufwand deutlich.
Revisionssichere Archivierung
Funktionen sind vorhanden (z. B. Retention Policies), müssen aber:
- Aktiv konzipiert
- Konsistent umgesetzt
- Laufend überwacht
werden.
DSGVO-Umsetzung abhängig von Governance
SharePoint kann DSGVO-konform betrieben werden, setzt jedoch voraus:
- Klare Richtlinien
- Saubere Berechtigungsstrukturen
- Ergänzende Tools oder Prozesse
5. DocuWare vs SharePoint: Digitale Personalakte im Vergleich
5.1 DSGVO & Compliance
DocuWare
- Integrierte Funktionen für DSGVO-Anforderungen
- Klare Unterstützung bei Protokollierung, Aufbewahrung und Löschung
SharePoint
- DSGVO-Konformität möglich
- Stärker abhängig von Governance, Konfiguration und Zusatzlösungen
5.2 Zugriffsrechte & Rollenmodelle
DocuWare
- Feingranulare Rechte speziell für digitale Personalakten
- Funktionsbezogene Zugriffe (HR, Führungskräfte, Payroll)
- Detaillierte Protokollierung
SharePoint
- Leistungsfähige, aber generische Berechtigungsmodelle
- Komplex bei sehr differenzierten HR-Anforderungen
5.3 Workflow-Automatisierung im HR
DocuWare
- Integrierte Workflows für HR-Prozesse
- Direkte Kopplung an die digitale Personalakte
SharePoint
- Workflows über Power Automate möglich
- Flexibel, aber oft konfigurations- und entwicklungsintensiver
5.4 Revisionssichere Personalakten Archivierung
DocuWare
- Ausgelegt auf revisionssichere Archivierung
- Historisierung und Unveränderbarkeit technisch unterstützt
SharePoint
- Archivierung über Compliance Center möglich
- Erfordert aktives Management und saubere Umsetzung
5.5 Integrationsfähigkeit
DocuWare
- Integration in HR-, ERP- und Payroll-Systeme
- Fokus auf strukturierte Dokumentenprozesse
SharePoint
- Tiefe Integration im Microsoft-365-Ökosystem
- Für externe Systeme oft zusätzlicher Aufwand
6. Welche Dokumentenmanagement-Software nutzen deutsche Unternehmen für digitale Personalakten?
Die Frage „Welche Dokumentenmanagement-Software nutzen deutsche Unternehmen für digitale Personalakten?“ lässt sich nicht pauschal beantworten, da unterschiedliche Ansätze parallel existieren.
Typischerweise setzen Unternehmen auf:
- Spezialisierte Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) wie DocuWare oder ELO
- Plattformlösungen wie Microsoft SharePoint
- HR-Cloud-Lösungen mit integrierter Dokumentenverwaltung
Gerade im Mittelstand zeigt sich häufig folgende Entscheidungssituation:
Nutzung einer vorhandenen Plattform (z. B. SharePoint)
vs.
Einführung einer spezialisierten Dokumentenmanagement-Software für digitale Personalakten
Die Wahl hängt maßgeblich ab von:
- Compliance- und DSGVO-Anforderungen
- Bestehender Systemlandschaft (z. B. Microsoft 365)
- Reifegrad der HR-Prozesse
- Verfügbaren IT-Ressourcen
7. Entscheidungshilfe: Wann spricht mehr für DocuWare, wann für SharePoint?
Wann DocuWare sinnvoll ist
- Hohe Anforderungen an Compliance & Datenschutz (DSGVO)
- Bedarf an feingranularen Zugriffsrechten
- Klare, strukturierte HR-Workflows
- Fokus auf revisionssichere Personalakten Archivierung
Wann SharePoint sinnvoll ist
- Microsoft 365 ist strategische Kernplattform
- HR-Dokumentenverwaltung soll in bestehende Kollaboration integriert werden
- Ausgeprägte Governance- und M365-Expertise vorhanden
Wichtig:
Es gibt keinen pauschalen „Gewinner“. Entscheidend ist, welches System die Anforderungen des Unternehmens besser abbildet.
8. Praxisbezug & Rolle von profor software
profor software unterstützt Unternehmen bei der Einführung von Dokumentenmanagement-Software für digitale Personalakten, insbesondere auf Basis von DocuWare.
Der Fokus liegt dabei auf:
- Analyse von Anforderungen (DSGVO, Rollen, Prozesse)
- Entwicklung von Rollen- und Berechtigungskonzepten
- Integration in bestehende HR-, ERP- und Microsoft-365-Umgebungen
Ein strukturierter Vergleich zwischen DocuWare und SharePoint im konkreten Unternehmenskontext ist häufig sinnvoll, da Anforderungen stark variieren.
9. Zusammenfassung
Die Entscheidung zwischen DocuWare vs SharePoint hängt maßgeblich von den Anforderungen an die digitale Personalakte ab.
Kernaussagen:
- DocuWare bietet als spezialisierte Dokumentenmanagement-Software für digitale Personalakten eine strukturierte Unterstützung für Compliance, Rechteverwaltung, Workflows und Archivierung.
- SharePoint ist eine leistungsfähige Plattformlösung mit starker Integration in Microsoft 365, erfordert jedoch mehr Konfiguration und Governance für HR-spezifische Anforderungen.
Wenn Sie vor der Entscheidung stehen, welche Lösung besser zu Ihrer Organisation passt, lohnt sich eine strukturierte Bewertung der eigenen Anforderungen.
Eine fachliche Beratung oder ein Workshop kann helfen, DocuWare vs SharePoint im eigenen Kontext fundiert zu vergleichen und eine tragfähige Entscheidung zu treffen.