E-Rechnungen in der Praxis: So gelingt der Umstieg bis 2025 stressfrei

Einleitung

Ab 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland Pflicht im B2B-Bereich. KMU stehen vor der Aufgabe, bestehende Prozesse umzustellen. Dieser Blogartikel zeigt, wie Sie strategisch, praxisnah und mit technischer Klarheit den Umstieg meistern – inklusive Fristen, Formate und Software-Lösungen.

Was ändert sich gesetzlich?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Ab 2027 dürfen große Unternehmen (Umsatz > 800.000€) nur noch E-Rechnungen versenden. Ab 2028 ist der Versand für alle verpflichtend. Wichtig: Nur strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD 2.x gelten als echte E-Rechnungen.

Formate im Überblick: XRechnung & ZUGFeRD

• XRechnung: Reines XML-Format, maschinenlesbar, ideal für automatische Verarbeitung.

• ZUGFeRD: Hybridformat (PDF mit XML), vereint Lesbarkeit für Menschen mit strukturierten Daten. Nur diese Formate erfüllen ab 2025 die gesetzlichen Anforderungen. PDF allein reicht nicht mehr aus.

E-Rechnung vs. PDF

Eine PDF-Rechnung ist nur ein digitales Abbild. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten und kann automatisiert verarbeitet werden. Ab 2025 ist PDF allein nicht mehr zulässig.

So unterstützen ERP & DMS beim Umstieg

• ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 Business Central können E-Rechnungen erstellen und versenden (z. B. via PEPPOL).

• DMS-Lösungen wie DocuWare verarbeiten und archivieren E-Rechnungen revisionssicher, erkennen Daten automatisiert und übergeben sie zur Buchung an ERP-Systeme.

Checkliste: Schritt für Schritt vorbereiten

1. Überblick verschaffen: Was gilt wann für Sie?

2. Ist-Zustand analysieren: Wie sehen Ihre heutigen Prozesse aus?

3. Technik prüfen: Kann Ihr ERP/DMS die Formate verarbeiten?

4. Lösungen auswählen: Erweiterung, neues Tool oder Dienstleister?

5. Mitarbeiter schulen: Neue Abläufe trainieren

6. Prozesse definieren: z. B. Postfach für Rechnungseingang einrichten

7. Frühzeitig testen: Pilotpartner auswählen, Versand & Empfang prüfen

Vorteile digitaler Rechnungsprozesse

• Automatisierung & Effizienz: Weniger manuelle Eingaben, mehr Tempo

• Fehlerreduktion: Strukturierte Daten reduzieren Tippfehler

• Kostenersparnis: Kein Druck, Porto, manuelles Archivieren

• Rechtssicherheit: GoBD-konforme Archivierung & digitale Nachvollziehbarkeit

• Nachhaltigkeit: Papierlos, ressourcenschonend, zukunftsfähig

Fazit

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist kein technisches Hindernis, sondern eine Chance: für schnellere Prozesse, geringere Kosten und mehr Transparenz. Wer jetzt startet, geht 2025 stressfrei durch die Umstellung – und digitalisiert ganz nebenbei einen zentralen Kernprozess.