Ein Dokument kommt per E-Mail ins Unternehmen, wird lokal gespeichert, anschließend an einen Kollegen weitergeleitet und seine Daten später manuell in eine Fachanwendung übertragen. An anderer Stelle werden Verträge auf einem Netzlaufwerk abgelegt, während Fristen zusätzlich in einer Excel-Liste gepflegt werden.
Solche Abläufe funktionieren im Tagesgeschäft oft erstaunlich lange. Gleichzeitig führen sie zu Rückfragen, Suchaufwand, doppelten Eingaben und schwer nachvollziehbaren Bearbeitungsständen.
Die Ursache sind häufig Medienbrüche. Sie entstehen immer dann, wenn Informationen zwischen unterschiedlichen Medien, Anwendungen oder manuellen Prozessschritten wechseln und dabei aktiv übertragen werden müssen. Für mittelständische Unternehmen ist deshalb nicht nur die Frage relevant, welche Dokumentenmanagement-Software eingesetzt wird. Entscheidend ist zunächst, zu verstehen, wo Medienbrüche entstehen und warum.
Ein Medienbruch entsteht, wenn Informationen innerhalb eines Geschäftsprozesses von einem Medium, System oder Bearbeitungsschritt in einen anderen übertragen werden müssen und dieser Übergang nicht durchgängig erfolgt.
Der klassische Medienbruch ist der Wechsel zwischen Papier und digitaler Verarbeitung. Ein Dokument wird beispielsweise ausgedruckt, handschriftlich bearbeitet und anschließend wieder eingescannt.
Medienbrüche können jedoch genauso zwischen zwei digitalen Systemen entstehen.
Ein einfaches Beispiel: Eine Rechnung geht per E-Mail ein. Ein Mitarbeiter öffnet sie, speichert das PDF lokal und überträgt Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant anschließend manuell in eine Finanzsoftware. Obwohl der gesamte Prozess digital aussieht, entsteht ein Medienbruch, weil Daten manuell zwischen verschiedenen Anwendungen übertragen werden.
Besonders deutlich wird das bei einem Ablauf wie diesem:
E-Mail → Ausdruck → manuelle Freigabe → Scan → erneute Dateneingabe in einer Fachanwendung
Jeder dieser Übergänge erzeugt zusätzlichen Aufwand. Gleichzeitig steigt das Risiko, dass Informationen verloren gehen, unterschiedlich abgelegt oder falsch übertragen werden.
Dokumentenbasierte Geschäftsprozesse sind dafür besonders anfällig. Dokumente begleiten viele betriebliche Vorgänge über mehrere Abteilungen hinweg: Rechnungen, Verträge, Bestellungen, Lieferscheine, Angebote oder Personalunterlagen müssen häufig von unterschiedlichen Personen geprüft, ergänzt, freigegeben oder weiterverarbeitet werden.
Je häufiger dabei zwischen unterschiedlichen Ablagen und Systemen gewechselt wird, desto schwieriger wird ein durchgängiger Prozess.
Medienbrüche entstehen häufig dann, wenn Dokumente und Informationen zwischen Papier, E-Mail, Dateien, Excel-Listen, Netzlaufwerken und unterschiedlichen Fachanwendungen wechseln und dabei manuell weitergegeben oder neu erfasst werden müssen.
Fehlt eine zentrale Dokumentenverwaltung, entwickeln einzelne Abteilungen häufig eigene Lösungen. Der Einkauf speichert Dokumente beispielsweise auf einem Netzlaufwerk, die Buchhaltung arbeitet mit E-Mail-Anhängen und einer Finanzsoftware, während weitere Informationen zusätzlich in Excel gepflegt werden.
Typische Ursachen für Medienbrüche sind:
Dabei ist wichtig: Nicht jeder Wechsel zwischen zwei Systemen ist automatisch ein problematischer Medienbruch.
Ein Unternehmen kann beispielsweise ein ERP-System, eine Dokumentenmanagement-Software und eine weitere Fachanwendung parallel einsetzen. Wenn diese Systeme sinnvoll miteinander verbunden sind und Informationen zuverlässig übertragen werden, kann ein durchgängiger Geschäftsprozess trotzdem möglich sein.
Problematisch wird der Übergang vor allem dann, wenn Mitarbeiter Informationen manuell übertragen, Dokumente exportieren und wieder importieren oder Daten außerhalb des eigentlichen Prozesses weitergeben müssen.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: „Wie viele Systeme verwenden wir?“
Sondern: „An welchen Stellen müssen Menschen Informationen manuell von einem System oder Medium in ein anderes übertragen?“
Genau dort finden sich häufig die relevanten Medienbrüche.
Medienbrüche begegnen Unternehmen selten als einzelnes großes Problem. Meist verstecken sie sich in vielen kleinen Arbeitsschritten des Tagesgeschäfts.
Eine Rechnung erreicht die Buchhaltung per E-Mail und muss von einer anderen Abteilung geprüft werden. Das PDF wird weitergeleitet, möglicherweise noch einmal intern verschickt und später wieder an die Buchhaltung zurückgesendet.
Der Medienbruch entsteht durch die manuelle Weitergabe. Zusätzlich existieren schnell mehrere Kopien desselben Dokuments in unterschiedlichen Postfächern.
Eine Bestellung wird im ERP-System verwaltet, der dazugehörige Schriftverkehr oder ein Lieferschein liegt jedoch in einer Ordnerstruktur auf einem Netzlaufwerk.
Wer den gesamten Vorgang verstehen möchte, muss deshalb Informationen aus mehreren Quellen zusammensuchen.
Der eigentliche Vertrag liegt als Datei in einem Ordner, während Kündigungs- oder Verlängerungsfristen in einer Excel-Tabelle gepflegt werden.
Damit werden Dokument und relevante Prozessinformation voneinander getrennt. Wird die Excel-Liste nicht aktualisiert, entsteht ein anderer Informationsstand als beim Dokument selbst.
Ein Angebot, eine Rechnung oder ein anderes Dokument wird per E-Mail zur Freigabe versendet. Die Antwort „Freigegeben“ befindet sich anschließend im Postfach eines Mitarbeiters.
Das Dokument und die Entscheidung sind damit nicht automatisch Bestandteil eines gemeinsamen nachvollziehbaren Prozesses.
Ein Mitarbeiter übernimmt Daten aus einem Dokument zunächst in eine Excel-Liste und anschließend in eine Fachanwendung.
Der Prozess enthält damit nicht nur zusätzlichen Aufwand, sondern auch mehrere Stellen, an denen Eingabefehler entstehen können.
Werden Dateien regelmäßig per E-Mail verschickt oder lokal bearbeitet, können mehrere Versionen entstehen. Dann muss zunächst geklärt werden, welche Datei tatsächlich aktuell ist.
Diese Beispiele zeigen: Medienbrüche entstehen nicht ausschließlich durch veraltete Technik. Häufig sind sie das Ergebnis historisch gewachsener Prozesse, unterschiedlicher Arbeitsweisen und fehlender Verbindungen zwischen Anwendungen.
Ein einzelner manueller Zwischenschritt wirkt häufig unproblematisch. Wiederholt er sich jedoch täglich und über mehrere Abteilungen hinweg, kann daraus ein strukturelles Prozessproblem entstehen.
Jede Weiterleitung, jeder Datei-Download und jede erneute Dateneingabe benötigt Zeit. Besonders häufig wiederkehrende Prozesse wie Rechnungsbearbeitung oder Bestellabwicklung können dadurch unnötig viele manuelle Tätigkeiten enthalten.
Informationen, die bereits digital vorliegen, werden erneut eingegeben. Neben dem zusätzlichen Aufwand besteht dabei das Risiko unterschiedlicher Datenstände.
Wo Daten manuell übertragen werden, können Tippfehler, Zahlendreher oder falsche Zuordnungen entstehen. Hinzu kommt das Risiko, dass Dokumente an die falsche Person geschickt oder in einem falschen Ordner abgelegt werden.
Verteilt sich ein Prozess auf E-Mail, Netzlaufwerke und verschiedene Anwendungen, lässt sich im Nachhinein häufig nur mit Aufwand rekonstruieren, was passiert ist.
Wer hat das Dokument geprüft? Welche Version wurde verwendet? Ist eine Freigabe bereits erfolgt?
Solche Fragen führen wiederum zu zusätzlichen Rückfragen.
Medienbrüche erzeugen Wartezeiten. Wenn ein Dokument aktiv an die nächste Person weitergegeben werden muss oder ein Bearbeitungsstand nur durch Nachfrage ermittelt werden kann, kann ein Prozess ins Stocken geraten.
Bei einem zentral gesteuerten Prozess lässt sich idealerweise erkennen, welcher Arbeitsschritt gerade ausgeführt wird. Bei E-Mail- und Datei-basierten Abläufen fehlt dieser gemeinsame Überblick häufig.
Automatisierung setzt strukturierte Informationen und eindeutig definierte Übergänge voraus.
Wenn Mitarbeiter an mehreren Stellen Daten kopieren, Dokumente manuell verschieben oder Entscheidungen per E-Mail weitergeben, ist eine durchgängige Automatisierung deutlich schwieriger.
Medienbrüche sind deshalb nicht nur ein Komfortproblem. Sie machen Prozesse strukturell komplexer.
Dokumentenmanagement-Software kann eine gemeinsame Grundlage für dokumentenbasierte Geschäftsprozesse schaffen.
Statt Dokumente auf lokale Laufwerke, persönliche Postfächer und unterschiedliche Ordnerstrukturen zu verteilen, können sie zentral digital verwaltet und mit Geschäftsprozessen verbunden werden.
Typische Prinzipien eines DMS sind dabei:
Der Nutzen besteht jedoch nicht allein darin, Dokumente an einem anderen Ort zu speichern.
Ein DMS wird besonders dann relevant, wenn das Dokument selbst Bestandteil eines Prozesses ist.
Eine Rechnung muss beispielsweise geprüft und freigegeben werden. Ein Vertrag kann mit Fristen oder Verantwortlichkeiten verbunden sein. Ein Bestelldokument gehört zu einem konkreten Geschäftsvorgang.
Digitale Dokumentenverwaltung sollte deshalb Dokument und Prozess zusammendenken.
Gleichzeitig gilt: Ein DMS beseitigt Medienbrüche nicht automatisch.
Wird ein schlechter manueller Prozess unverändert in einer neuen Software nachgebaut, bleibt der Prozess unnötig kompliziert – nur eben digital.
Entscheidend ist deshalb, vor der Einführung zu analysieren, wo Informationen entstehen, wer sie benötigt und an welchen Stellen heute unnötige Übergaben stattfinden.
Der Unterschied lässt sich an einem einfachen Beispiel zeigen.
Angenommen, ein Dokument muss von mehreren Mitarbeitern geprüft werden.
Vorher:
Der Prozess ist zwar überwiegend digital. Trotzdem enthält er mehrere Brüche: Das Dokument wechselt zwischen Postfach, lokaler Ablage und Fachanwendung. Informationen zum Bearbeitungsstand befinden sich zusätzlich in E-Mail-Verläufen.
Mit einem digitalen Dokumentenprozess:
Der wesentliche Unterschied besteht nicht darin, dass das Dokument nun „digital“ ist – das war es im ersten Beispiel ebenfalls.
Der Unterschied liegt in der Durchgängigkeit des Prozesses.
Informationen müssen nicht mehr bei jedem Schritt aktiv von einer Ablage in die nächste übertragen werden. Dokument, Zuständigkeit und Bearbeitungsstatus bleiben Teil desselben Vorgangs.
Bevor ein Unternehmen neue Software einführt, sollte es zunächst verstehen, wo die tatsächlichen Schwachstellen seiner Prozesse liegen.
Dafür ist keine hochkomplexe Analyse notwendig. Häufig reicht es zunächst, einen konkreten Geschäftsprozess vom Anfang bis zum Ende zu verfolgen.
Ein mögliches Vorgehen:
Dabei muss nicht jeder manuelle Arbeitsschritt automatisch abgeschafft werden.
Manche Tätigkeiten benötigen bewusst eine menschliche Prüfung oder Entscheidung. Entscheidend ist, zu unterscheiden zwischen notwendigen fachlichen Schritten und manuellen Tätigkeiten, die lediglich aus einer ungeeigneten Prozessstruktur entstanden sind.
Priorisiert werden sollten vor allem Medienbrüche, die häufig vorkommen, viele Mitarbeiter betreffen oder besonders fehleranfällig sind.
DMS-Projekte scheitern häufig nicht an der Dokumentenmanagement-Software selbst, sondern daran, wie sie eingeführt wird.
Wenn Unternehmen bestehende Prozesse vorher nicht analysieren, Ziele nicht eindeutig festlegen und betroffene Mitarbeiter zu spät einbeziehen, kann selbst eine technisch geeignete Lösung hinter den Erwartungen zurückbleiben.
Typische Ursachen sind:
Besonders problematisch ist es, wenn eine DMS-Einführung mit der Frage beginnt: „Welche Funktionen hat die Software?“
Die bessere Ausgangsfrage lautet: „Welchen Geschäftsprozess wollen wir verbessern?“
Ein Beispiel: Wenn ein Unternehmen heute Rechnungen über fünf unterschiedliche Freigabeschritte führt, sollte zunächst geprüft werden, ob tatsächlich alle fünf Schritte notwendig sind. Werden sie ungeprüft als digitaler Workflow umgesetzt, ist der Prozess zwar elektronisch – aber weiterhin unnötig komplex.
Auch die Nutzerbeteiligung ist entscheidend. Mitarbeiter aus Fachabteilungen kennen die tatsächlichen Ausnahmefälle und täglichen Arbeitsabläufe häufig besser als ein zentral geplantes Projektteam.
Ein DMS-Projekt ist deshalb nicht ausschließlich eine technische Aufgabe. Es betrifft Arbeitsweisen, Verantwortlichkeiten und teilweise auch organisatorische Regeln.
Eine erfolgreiche DMS-Einführung sollte nicht mit der Digitalisierung der Ablage enden.
Ein eingescanntes Dokument ist zwar digital vorhanden. Der dazugehörige Geschäftsprozess kann trotzdem zahlreiche manuelle Schritte enthalten.
Unternehmen sollten deshalb vor einer Einführung unter anderem folgende Fragen beantworten:
Prozessdigitalisierung bedeutet damit mehr als das Ersetzen von Papier.
Organisatorische und technische Aspekte müssen gemeinsam betrachtet werden.
Technisch kann beispielsweise eine Schnittstelle notwendig sein, damit Dokumente und Daten zwischen DMS und ERP-System ausgetauscht werden können. Organisatorisch muss gleichzeitig geklärt sein, welches System welche Informationen führt und welche Abteilung für einen Prozessschritt verantwortlich ist.
Fehlt diese Klarheit, digitalisiert das Unternehmen möglicherweise nur bestehende Unordnung.
Mittelständische Unternehmen profitieren häufig von einem schrittweisen Vorgehen.
Statt zahlreiche Prozesse gleichzeitig umzubauen, kann zunächst ein klar abgegrenzter Anwendungsfall ausgewählt werden. Dieser lässt sich analysieren, digital umsetzen und anschließend weiter optimieren.
Ein sinnvoller Ansatz umfasst beispielsweise:
Wichtig ist insbesondere, Komplexität nicht automatisch aus dem bisherigen Prozess zu übernehmen.
Ein digitaler Workflow sollte möglichst verständlich sein. Je komplizierter Ablagestrukturen, Freigaberegeln oder Zuständigkeiten gestaltet werden, desto schwieriger wird die tägliche Nutzung.
Gleichzeitig sollte eine Einführung nicht nur den Idealprozess berücksichtigen. Ausnahmen gehören zum Unternehmensalltag. Ein sinnvoll aufgebauter DMS-Prozess muss deshalb auch klären, wie mit fehlenden Informationen, Abweichungen oder ungeklärten Zuständigkeiten umgegangen wird.
So wird aus der Einführung einer Dokumentenmanagement-Software ein Projekt zur tatsächlichen Prozessverbesserung.
Dokumentenmanagement-Software kann mittelständischen Unternehmen dabei helfen, dokumentenbasierte Geschäftsprozesse durchgängiger und transparenter zu gestalten. Dokumente können zentral verfügbar gemacht, mit Workflows verbunden und Bearbeitungsstände besser nachvollzogen werden.
Der Erfolg beginnt jedoch nicht bei der Software.
Unternehmen sollten zunächst verstehen, wo Medienbrüche entstehen, welche manuellen Übergaben dadurch notwendig werden und warum Informationen an unterschiedlichen Stellen gepflegt werden.
Erst auf dieser Grundlage lässt sich entscheiden, welche Prozesse sinnvoll verändert und welche technischen Lösungen dafür benötigt werden.
Ein DMS-Projekt sollte deshalb nicht mit der Frage starten: „Welche Funktionen brauchen wir?“
Sinnvoller ist die Frage: „Wo wird unser heutiger Geschäftsprozess unnötig unterbrochen – und wie können wir ihn durchgängiger gestalten?“
Wer Medienbrüche zuerst analysiert und anschließend Prozesse, Verantwortlichkeiten und Technik gemeinsam betrachtet, schafft eine deutlich bessere Grundlage für eine nachhaltige Prozessdigitalisierung.
Ein Medienbruch entsteht, wenn Informationen innerhalb eines Geschäftsprozesses von einem Medium oder System in ein anderes übertragen werden müssen und dieser Übergang nicht durchgängig erfolgt. Das kann ein Wechsel von Papier zu digital sein, aber auch zwischen zwei digitalen Anwendungen – beispielsweise wenn Daten aus einer E-Mail manuell in ein ERP-System eingegeben werden.
Typische Medienbrüche sind der Wechsel von Papier zu digitalen Anwendungen, von E-Mail zu einem Fachsystem oder von Excel zu einem ERP-System. Auch lokale Dateien, die später in eine zentrale Anwendung übertragen werden, oder Informationen, die Mitarbeiter manuell zwischen verschiedenen Systemen kopieren, können Medienbrüche verursachen.
Dokumentenmanagement-Software kann Dokumente zentral verwalten, digitale Workflows ermöglichen und Dokumente mit den dazugehörigen Geschäftsprozessen verbinden. In Kombination mit geeigneten Schnittstellen können außerdem Informationen aus weiteren Unternehmenssystemen eingebunden werden. Ein DMS reduziert Medienbrüche jedoch nur dann wirksam, wenn auch die zugrunde liegenden Prozesse sinnvoll gestaltet werden.
DMS-Projekte scheitern häufig, wenn bestehende Prozesse vor der Einführung nicht analysiert, Ziele nicht klar definiert oder Mitarbeiter nicht ausreichend eingebunden werden. Weitere Ursachen können unnötig komplexe Workflows, unterschätzte Schnittstellen und der Versuch sein, zu viele Prozesse gleichzeitig zu digitalisieren. Eine Softwareeinführung allein löst organisatorische Probleme nicht.
Ein DMS wird besonders relevant, wenn viele Dokumente innerhalb unterschiedlicher Geschäftsprozesse verarbeitet werden, mehrere Abteilungen beteiligt sind und regelmäßig Freigaben, Rückfragen oder manuelle Übergaben stattfinden. Je stärker Dokumente mit betrieblichen Prozessen verbunden sind, desto wichtiger wird eine strukturierte und zentrale digitale Dokumentenverwaltung.