Nach dem Go-live: Tipps für nachhaltige ERP-Nutzung & Optimierung

Nach dem Go-live eines ERP-Systems beginnt die eigentliche Arbeit. Eine kontinuierliche Weiterentwicklung und Optimierung ist entscheidend, um den vollen Nutzen aus Microsoft Dynamics 365 Business Central zu ziehen. (Bild: ERP-Illustration)

Ein erfolgreiches ERP-Projekt erreicht mit dem Go-live einen wichtigen Meilenstein – doch beendet ist es damit längst nicht. Vielmehr markiert der Livebetrieb den Anfang einer neuen Phase: Das ERP-System muss sich im Alltag bewähren und laufend an veränderte Geschäftsprozesse angepasst werden. Unternehmen, die nach der Einführung zum Tagesgeschäft übergehen und ihr System sich selbst überlassen, vergeben wertvolles Potenzial. Ein ERP-System wie Dynamics 365 Business Central entfaltet seinen langfristigen Mehrwert erst durch nachhaltige Nutzung, fortlaufende Optimierung und eine aktive Einbindung aller Mitarbeitenden. Im Folgenden beleuchten wir fünf Schwerpunkte, die besonders für mittelständische Unternehmen wichtig sind, um nach dem Go-live das Beste aus ihrem ERP herauszuholen.

Kontinuierliche Prozessoptimierung im Alltag

Ein ERP-System einzuführen heißt auch, Geschäftsprozesse neu zu gestalten. Doch selbst wenn zum Go-live alle Abläufe abgebildet sind, entwickeln sich Unternehmen weiter: Personalwechsel, veränderte Marktanforderungen oder neue Produkte führen dazu, dass das Tagesgeschäft und die ERP-Konfiguration mit der Zeit auseinanderdriften können. Werden Prozesse nicht regelmäßig überprüft und das System nicht mitentwickelt, verliert die Lösung allmählich ihre unterstützende Funktion. Die Folge sind ineffiziente Abläufe und Frustration bei den Anwendern, die oft zunächst unbemerkt bleiben, dann aber deutlich in den Kennzahlen sichtbar werden.

Die Lösung ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Unternehmen sollten regelmäßig evaluieren, ob ihre Geschäftsprozesse und Workflows noch optimal im ERP-System abgebildet sind. In der Praxis bedeutet das zum Beispiel: Key-User und Prozessverantwortliche treffen sich in festen Abständen, um Rückmeldungen der Endanwender auszuwerten und Verbesserungsbedarf zu identifizieren. Oft zeigen sich erst im Livebetrieb Schwachstellen oder Chancen zur Vereinfachung – etwa doppelte Arbeitsschritte, unnötige Dateneingaben oder Module, die kaum genutzt werden. Solche Erkenntnisse gilt es zeitnah umzusetzen, indem Workflows im System angepasst oder erweitert werden. Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet hierzu flexible Möglichkeiten, von konfigurierbaren Workflows bis zu Erweiterungen, sodass sich Prozesse schrittweise optimieren lassen, ohne aufwendige Neu-Projekte. Wichtig ist, diese Verbesserungen planvoll vorzunehmen und zu priorisieren, damit das ERP immer am Puls der aktuellen Geschäftsanforderungen bleibt. Mit diesem kontinuierlichen Abgleich bleibt die Lösung ein hilfreiches Rückgrat – und wird nicht selbst zum Bremsklotz.

Change Management und Schulung der Mitarbeiter:innen

Die Akzeptanz der Anwender ist ein Schlüsselfaktor für den nachhaltigen Erfolg eines ERP-Systems. Häufig scheitern ERP-Projekte nicht an der Technik, sondern an Problemen nach dem Go-live: unzureichende Anwenderschulungen, geringe Nutzung der Funktionen und fehlende Betreuung führen dazu, dass die Mitarbeiter das neue System nicht wirklich annehmen. Tatsächlich ist mangelnde Benutzerakzeptanz einer der Hauptgründe, warum ERP-Initiativen ihre Ziele verfehlen. Wenn Anwender nicht genau wissen, wie sie Business Central effizient nutzen können, neigen sie dazu, an alten Gewohnheiten festzuhalten und Umgehungslösungen (z.B. Excel) zu suchen.

Change Management endet daher nicht mit dem Go-live, sondern muss kontinuierlich fortgeführt werden. Die Veränderungen durch das neue ERP-System setzen sich laufend fort – und ebenso der Schulungsbedarf der Mitarbeiter. Sie brauchen die Möglichkeit, kontinuierlich dazuzulernen und die Änderungen im System nachzuvollziehen. Praktisch bedeutet das: Regelmäßige Nachschulungen und Trainingssessions – etwa wenn neue Funktionen eingeführt werden oder wenn bestimmte Abläufe noch Unsicherheiten verursachen – sind unverzichtbar. Ebenso helfen Anwender-Workshops oder „ERP-Sprechstunden“, in denen offene Fragen geklärt und Tipps ausgetauscht werden. Führungskräfte sollten zudem aktiv Feedback einholen: Welche Funktionen werden kaum genutzt und warum? Gibt es Bereiche, in denen Nutzer Schwierigkeiten haben? Dieses Feedback kann Hinweise liefern, wo weitere Schulungen oder Prozessanpassungen nötig sind.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Aufbau einer belastbaren Support-Struktur. In mittelständischen Firmen übernehmen oft wenige Key-User den ERP-Support für ihre Kolleg:innen. Diese Schlüsselpersonen sind Gold wert, aber man sollte das Wissen nicht auf einzelne Schultern konzentrieren. Mitarbeiter können das Unternehmen verlassen, in Rente gehen oder kurzfristig ausfallen. Daher empfiehlt es sich, frühzeitig Redundanzen zu schaffen: Zusätzliche ERP-Expert:innen ausbilden, die von den Key-Usern lernen und als Vertretung dienen. Gleichzeitig sollten formelle Wissenstransfer-Strukturen etabliert werden. Das kann eine interne Wissensdatenbank oder ein ERP-Wiki sein, in dem häufige Fragen, Anleitungen und Best Practices dokumentiert sind. Auch offizielle Feedback-Kanäle – z.B. regelmäßige Meetings oder ein digitales Forum – helfen, im Gespräch zu bleiben und Stimmungsbilder einzufangen. So stellt man sicher, dass Probleme früh gehört und gelöst werden können. Kurz gesagt: Der Veränderungsprozess geht nach dem Start weiter. Mit fortlaufendem Change Management und Schulungsinitiativen bleibt die Belegschaft motiviert und kompetent im Umgang mit der ERP-Lösung, was die Nutzerakzeptanz hoch hält und den Erfolg langfristig sichert.

Stammdatenpflege und Datenqualität als Grundlage

Ein oft unterschätzter Faktor nach dem Go-live ist die Datenqualität. Während der Implementierung wird viel Aufwand betrieben, Stammdaten wie Kunden, Artikel oder Lieferanten für die Migration aufzubereiten. Doch was passiert danach? Häufig werden Stammdaten nur zur Einführung einmalig bereinigt – sie sind dann bestenfalls zum Stichtag des Datenimports „sauber“. Ohne ein Konzept für laufendes Stammdatenmanagement verschlechtert sich die Datenqualität im Laufe der Nutzung wieder. In der Hektik des Tagesgeschäfts schleichen sich schnell Dubletten, veraltete Einträge oder Fehler ein. Neue Kunden oder Artikel werden vielleicht von verschiedenen Mitarbeitern mit leicht abweichenden Schreibweisen angelegt, Adressänderungen werden vergessen, usw. Die Konsequenzen spürt man oft indirekt: Prozessstörungen, falsche Auswertungen und unnötige Kosten. Studien beziffern die gesamtwirtschaftlichen Kosten schlechter Datenqualität auf enorme Beträge (in den USA z.B. 3,1 Billionen Dollar im Jahr 2010, was etwa 15–20% des Unternehmensumsatzes entspricht). Das Motto „Garbage in, Garbage out“ gilt hier besonders: Ohne verlässliche Stammdaten kann kein ERP-System verlässliche Ergebnisse liefern.

Nach dem Go-live muss daher ein Stammdatenpflege-Prozess etabliert werden. Dazu gehört zunächst, klare Verantwortlichkeiten zu definieren: Wer ist Datenverantwortliche:r für welche Datenobjekte? Beispielsweise kann festgelegt werden, dass die Vertriebsleitung neue Debitorenstammdaten prüft und freigibt, oder dass das Produktmanagement für Artikelstammdaten zuständig ist. Außerdem sollten Standards und Richtlinien für die Datenerfassung geschaffen werden (z.B. einheitliche Schreibweisen, Pflichtfelder, Dublettenprüfung) – im Grunde eine unternehmensweite Data-Governance-Strategie. Dynamics 365 Business Central bietet Funktionen, um die Datenqualität zu unterstützen, etwa Prüfungen auf doppelte Debitoren oder definierbare Nummernkreise. Trotzdem bleibt regelmäßige manuelle Kontrolle wichtig: Ein Turnus zur Stammdatenüberprüfung (z.B. quartalsweise) kann helfen, Fehler systematisch aufzuspüren. Einige Unternehmen setzen auch auf technologische Hilfsmittel – von einfachen Excel-Exports für Plausibilitätschecks bis zu KI-gestützten Tools, die Eingabefehler erkennen.

Wichtig ist, Stammdatenpflege nicht als lästige Pflicht zu sehen, sondern als strategische Aufgabe. Nachhaltig saubere Stammdaten sind die Basis für effiziente Prozesse und fundierte Entscheidungen. So ermöglicht eine hohe Datenqualität erst, dass das ERP im Tagesgeschäft seinen vollen Nutzen entfaltet – sei es bei der automatischen Bestandsdisposition, im CRM für personalisierte Kundenansprache oder im Reporting für präzise Kennzahlen. Daher sollten Unternehmen in eine Kultur der Datenpflege investieren, in der Mitarbeiter den Wert guter Daten erkennen. Das zahlt sich langfristig aus: Prozesse laufen reibungsloser, und das Vertrauen in die Reports und Analysen aus dem ERP-System steigt.

Updates, Erweiterungen und neue Funktionen nutzen

Ein ERP-System wie Microsoft Dynamics 365 Business Central wird vom Hersteller kontinuierlich weiterentwickelt: Es erscheinen regelmäßig Updates und neue Versionen, die Fehler beheben, die Performance verbessern und vor allem neue Funktionen bereitstellen. Trotzdem vernachlässigen viele Unternehmen ihr System nach dem Go-live und scheuen regelmäßige Updates – oft aus Angst vor Störungen oder wegen fehlender Zeit. Dabei bringt ein aktuelles ERP erhebliche Vorteile mit sich. Jedes kleinere Update („Minor Release“) kann Optimierungen enthalten, die Ihre Geschäftsprozesse noch besser unterstützen. Größere Versions-Upgrades („Major Releases“) erweitern den Funktionsumfang und passen das System an veränderte Marktbedingungen an. Beispielsweise hat Microsoft in den letzten Release-Wellen für Business Central viele nützliche Features hinzugefügt – von Verbesserungen der Benutzeroberfläche (die die Usability erhöhen) bis hin zu neuen Modulen etwa für das Bankwesen, die Lagerverwaltung oder KI-gestützte Auswertungen. Wer diese Neuerungen nicht nutzt, lässt mögliche Mehrwerte ungenutzt liegen.

Ebenso wichtig ist es, auf ungeplante Ereignisse vorbereitet zu sein. Gesetzesänderungen, neue Compliance-Vorschriften oder technische Entwicklungen können schnelle Anpassungen erfordern. Ein Unternehmen, das jahrelang kein Update eingespielt hat, steht im Ernstfall vor dem Problem, dass die veraltete ERP-Version neuen Anforderungen nicht gewachsen ist – oder dass für einen nötigen Patch erst mehrere Versionen übersprungen werden müssten. Der Update-Aufwand summiert sich dann und wird zum Kraftakt. Besser ist es, Updates als laufenden Prozess zu etablieren. Durch regelmäßige kleinere Aktualisierungen verteilt man den Pflegeaufwand über die Zeit und vermeidet adhoc-Aktionen mit hohem Ressourceneinsatz. Insbesondere im Cloud-Betrieb von Business Central werden Updates ohnehin kontinuierlich bereitgestellt („evergreen“ ERP); hier sollte der Fokus darauf liegen, die neuen Funktionen zeitnah zu testen, die Mitarbeiter darauf vorzubereiten und für sich nutzbar zu machen.

Neben den Hersteller-Updates lohnt sich ein Blick auf Erweiterungen und Add-ons. Business Central ist eine modulare Plattform, die sich über die Microsoft AppSource sehr flexibel anpassen lässt. In diesem Online-Marktplatz stellt Microsoft zertifizierte Erweiterungs-Apps bereit, die sich nahtlos in Business Central integrieren. Für viele branchenspezifische Anforderungen oder Sonderfunktionen gibt es bereits Lösungen – von Zahlungsverkehr und Mahnwesen (z.B. Continia Banking) über Produktionsplanung bis zum Qualitätsmanagement. Der Vorteil: Solche Add-ons können meist mit wenigen Klicks installiert werden, ohne aufwändige Eigenentwicklungen. Unternehmen können ihr ERP-System dadurch schnell um benötigte Funktionen ergänzen und bei wachsendem Bedarf skalieren. Das Microsoft-Ökosystem begünstigt dies, da Business Central von Grund auf als offene, integrierbare Plattform konzipiert ist. Beispielsweise lassen sich Prozesse durch Power Automate automatisieren oder Auswertungen direkt in Power BI visualisieren – diese Tools integrieren sich nahtlos, wodurch zusätzliche Mehrwerte entstehen. Wer sein ERP dauerhaft erfolgreich nutzen will, sollte sich diese Weiterentwicklungsmöglichkeiten zunutze machen. Das bedeutet konkret: Halten Sie Ausschau nach neuen Funktionen in den Release-Notes von Microsoft, prüfen Sie regelmäßig den AppSource-Katalog auf nützliche Erweiterungen, und beziehen Sie Ihr ERP-Beratungshaus oder Ihren Partner mit ein, um sinnvolle Optimierungen zu identifizieren. So stellen Sie sicher, dass Business Central im Alltag mit Ihrem Unternehmen mitwächst und Ihnen immer modernste Technologie zur Verfügung steht, anstatt nach ein paar Jahren zum antiquierten System zu werden.

Erfolg messen: Reporting und Controlling nach dem Go-live

Ein durchdachtes Reporting-System ist unverzichtbar, um den Nutzen des ERP im Blick zu behalten. Integrierte Daten und moderne BI-Tools ermöglichen es, wichtige Kennzahlen in Echtzeit auszuwerten und den Erfolg der ERP-Nutzung zu kontrollieren. (Bild: ERP-Reporting)

Eine zentrale Motivation für die Einführung von Business Central ist oft, endlich Transparenz über alle Geschäftsbereiche zu gewinnen. Statt verstreuter Insellösungen soll ein zentrales ERP-System ein Management-Cockpit ermöglichen, in dem alle wichtigen Kennzahlen auf Knopfdruck abrufbar sind. In der Realität stellt sich jedoch heraus, dass die bloße Verfügbarkeit von Daten noch keinen Mehrwert bietet. Daten sind nur der Rohstoff – Gewinn daraus zieht man erst durch die richtigen Auswertungen und Schlussfolgerungen. Ohne ein gut durchdachtes Kennzahlensystem kann selbst ein modernes ERP die Entscheidungsfindung nicht verbessern.

Deshalb sollten Unternehmen bereits kurz nach dem Go-live definieren, wie der Erfolg der ERP-Nutzung gemessen werden soll. Welche Key Performance Indicators (KPIs) wollen wir beobachten? Wie lassen sich die ursprünglichen Projektziele (z.B. schnellere Auftragsabwicklung, geringere Lagerbestände, höhere Liefertreue) in messbare Kennzahlen überführen? Oft ist es sinnvoll, zunächst den Ist-Zustand (Baseline) der alten Welt festzuhalten – etwa die durchschnittliche Dauer der Auftragsbearbeitung vor ERP-Einführung – um später den Fortschritt quantifizieren zu können. Nach dem Go-live kann dann ein Soll-Ist-Vergleich zeigen, ob und wie stark sich Verbesserungen einstellen.

Wichtig ist, dass das Reporting nun idealerweise direkt auf dem ERP-System aufsetzt, anstatt wie früher manuell Daten aus verschiedenen Systemen zusammenzuführen. In vielen mittelständischen Betrieben wurde das Berichtswesen vor dem neuen ERP durch händische Excel-Auswertungen geprägt. Controller exportierten Zahlen aus diversen Altsystemen und konsolidierten sie manuell in Tabellen, was extrem zeitaufwändig und fehleranfällig war. Mit Business Central stehen alle Daten zentral zur Verfügung – dieser Vorteil sollte genutzt werden, indem man automatisierte Berichte einrichtet. Dynamics 365 Business Central bietet Standardberichte und Auswertungen, die oft schon ausreichen, um etwa Umsatzentwicklungen, Bestandsreichweiten oder Liquiditätskennzahlen zu verfolgen. Darüber hinaus lassen sich mit Business Intelligence-Tools wie Power BI dynamische Dashboards erstellen, die in Echtzeit mit dem ERP-Datenbank verknüpft sind. Entscheidende ist, die richtigen KPIs zu definieren: Sie sollten die strategischen Ziele des Unternehmens widerspiegeln und bereichsübergreifend abgestimmt sein, um Zielkonflikte zu vermeiden. Zum Beispiel nützt es wenig, isoliert einen Lagerkosten-Index und einen Produktionsauslastungs-Index zu optimieren, wenn diese einander widersprechen – stattdessen sollte ein übergeordnetes Ziel (etwa Gesamtprofitabilität oder Liefertreue) den Rahmen geben, in dem beide Bereiche agieren.

Regelmäßige Kontrolle der KPIs nach dem Go-live liefert nicht nur den Beweis, dass sich die Investition ins ERP gelohnt hat – sie dient auch als Frühwarnsystem. Zeigen die Reports beispielsweise, dass die Durchlaufzeiten doch wieder ansteigen oder dass bestimmte Abteilungen weiterhin überwiegend außerhalb des ERP arbeiten, kann das auf Nutzungsprobleme hinweisen. Eine systematische Erfolgsmessung deckt solche versteckten Ineffizienzen und nachlassende Nutzerakzeptanz schnell auf. Das Management kann dann gegensteuern, etwa indem es zusätzliche Schulungen anbietet oder Prozesse erneut anpasst. Erfolge sollten genauso sichtbar gemacht werden: Wenn sich etwa die Lagerumschlagshäufigkeit dank des neuen Systems deutlich erhöht hat, kann man diesen Erfolg intern kommunizieren. Das motiviert die Mitarbeiter und zeigt allen Beteiligten, dass die kontinuierlichen Verbesserungsbemühungen Früchte tragen. Insgesamt gilt: Reporting & Controlling nach dem Go-live sind essenziell, um den langfristigen Nutzen von Business Central zu sichern. Durch gezielte Kennzahlenüberwachung und Datenanalysen gewinnt man Einblicke, die helfen, weitere Optimierungen abzuleiten und das ERP-System bestmöglich im Sinne der Unternehmensziele einzusetzen.

Fazit: ERP-Einführung als Startpunkt für nachhaltige Verbesserung

Der Go-live von Microsoft Dynamics 365 Business Central ist kein Endpunkt, sondern der Startschuss für eine fortlaufende Reise. Nachhaltige ERP-Nutzung bedeutet, das System lebendig zu halten: Prozesse müssen kontinuierlich optimiert, Anwender befähigt und motiviert, Daten gewissenhaft gepflegt sowie technische Neuerungen aktiv genutzt werden. Für mittelständische Unternehmen ist dies eine Herausforderung – neben dem Tagesgeschäft verlangt es Disziplin und strategischen Weitblick. Doch der Aufwand lohnt sich: Ein ERP-System, das sich im Einklang mit den Geschäftsprozessen weiterentwickelt, wird zu einem echten Wettbewerbsvorteil. Es ermöglicht effiziente Abläufe, fundierte Entscheidungen auf Basis verlässlicher Daten und eine hohe Flexibilität, um auf Veränderungen zu reagieren. Entscheider:innen und Digitalverantwortliche sollten daher nach dem Go-live die nötigen Strukturen schaffen – von Verbesserungsrunden über Schulungskonzepte bis zum Update-Management – um ihrem ERP ein langes, produktives Leben zu geben. So zahlt sich die Investition langfristig aus und das ERP bleibt ein Motor für den Unternehmenserfolg, nicht nur eine momentane Projektphase.

Quellen: Die Inhalte dieses Beitrags basieren auf Best Practices und Erfahrungswerten aus der ERP-Praxis sowie den folgenden Referenzen: ERP-Fachartikel und Blogbeiträge u.a. von Asseco Solutions (APplus),Beiträge aus der Dynamics-365-Community, Branchenstudien zum Stammdatenmanagement und weiteren einschlägigen Veröffentlichungen. Diese Quellen belegen die genannten Erkenntnisse und verdeutlichen, dass ein ERP-Projekt erst mit der fortlaufenden Optimierung nach dem Go-live seinen vollen Nutzen entfaltet.