profor software | Newsblog | Digitale Prozesse effizient gestalten

Die Welt wandelt sich immer schneller und in hohem Tempo kommen neue Anforderungen hinzu. Der Weg zu einem zukunftsfähigen Unternehmen, das sich diesen Anforderungen stellen kann, gelingt jedoch nur über digitale Prozesse. Denn diese setzen Ressourcen frei und ermöglichen ein effizienteres Arbeiten.

Digitale Prozesse: Am Anfang steht die Frage nach dem „Warum“

„Prozess“ – das ist ein weit gefasster Begriff. Grundsätzlich ließe sich jede Art von Tätigkeit als Prozess bezeichnen. Werfen wir einen Blick in die DIN EN ISO 9000:2015, lesen wir dort:

„Ein Prozess ist ein Satz von in Wechselbeziehung oder Wechselwirkung stehenden Tätigkeiten, der Eingaben in Ergebnisse umwandelt.“

Oder anders formuliert: Prozesse in einem Unternehmen sind alle logisch aufeinander aufbauenden Tätigkeiten, bei denen Informationen oder Ressourcen in ein Produkt oder eine Leistung umgewandelt werden. Sei es für das Unternehmen selbst oder für den Kunden. Prozesse sind dabei immer inhaltlich abgeschlossen (d.h. am Ende steht ein Ziel) und meist auch voneinander abhängig. So wird etwa der Onboardingprozess neuer Mitarbeiter nicht effizient laufen, wenn es zuvor schon beim Bewerbermanagement und dem Einstellungsprozess gehapert hat.

In einer Zeit, in der immer neue Anforderungen hinzukommen und sich vieles ändert, bedeuten zahlreiche Prozesse jedoch zunehmend Stress für Mitarbeiter. Besonders, wenn es sich dabei um Routineprozesse handelt, die die Zeit für Wichtigeres blockieren. Es wird daher immer wichtiger, diese Prozesse zu identifizieren und zu digitalisieren. Idealerweise steht am Ende der Digitalisierung der Geschäftsprozesse eine möglichst weitgreifende Prozessautomatisierung.

Was bedeutet es, Prozesse zu digitalisieren?

Ganz einfach: Es bedeutet, analoge Prozesse ins Digitale zu übertragen. Digitale Prozesse sind weniger fehleranfällig, entlasten Mitarbeiter von zeitraubenden Routineaufgaben und verbessern das Workflow-Management. Auf den Punkt gebracht, sorgen digitale Prozesse für effizientere Arbeit – sofern sie denn korrekt eingeführt wurden.

Grundsätzlich können Unternehmen jeden Standardprozess digitalisieren. Hier einige Beispiele:

• HR: Onboarding, Bewerbermanagement, Urlaubsplanung
• Buchhaltung: Dokumentenbearbeitung, Rechnungseingang und -ausgang, Posteingang, Vertragsmanagement, (Stamm-) Datenverwaltung

Die Prozessdigitalisierung benötigt dabei immer auch eine grundlegende Digitalisierung des Unternehmens selbst. Schließlich können Sie keine Wände hochziehen, wenn Sie nicht zuvor ein stabiles Fundament errichtet haben.

Wie kann die Einführung digitaler Prozesse effizienter gestaltet werden?

Halten Sie sich bei der Einführung digitaler Prozesse an fünf Schritte, um am Ende auch tatsächlich das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

1. Identifizieren Sie, welche Prozesse denn überhaupt digitalisierbar sind. Binden Sie dabei die Mitarbeiter ein, indem Sie ihnen zwei Fragen stellen: An was arbeitest du? Wie gehst du dabei vor bzw. was nutzt du dafür?
2. Bewerten Sie ehrlich, wie es um die generelle Digitalisierung im Unternehmen steht. Wie viele Prozesse laufen noch komplett analog ab? Welche sind schon teils digitalisiert? Welche vielleicht bereits vollständig?
3. Analysieren Sie die Wirtschaftlichkeit. Um Geschäftsprozesse wirklich zu optimieren, sollten Sie stets einen Blick auf finanzielle Sinnhaftigkeit werfen. Schließlich findet die Digitalisierung nicht im luftleeren Raum statt. Digitale Prozesse benötigen neue Software, einen Umzug vom Analogen ins Digitale sowie eine Schulung, um Mitarbeiter mit den neuen, digitalen Workflows vertraut zu machen. Erstellen Sie zudem einen Plan, welche konkreten Verbesserungen Sie hinsichtlich Ressourcennutzung und Effizienz anstreben.
4. Priorisieren Sie nun die zu digitalisierenden Prozesse. Eine Workflow-Automatisierung ist umso wichtiger, je öfter der Prozess angewendet wird und je mehr von ihm abhängt.
5. Digitalisieren Sie dann Ihre Prozesse der Reihe nach. Evaluierung und Qualitätsmanagement sollten dabei immer gegeben sein. Dokumentieren Sie unerwartete Fehler und Learnings, die für anstehende Digitalisierungsprojekte hilfreich sein könnten.
6. Evaluieren Sie in regelmäßigen Abständen, ob sich die Ergebnisse wie erwartet einstellen. Vermeiden Sie den Fehler, einen digitalisierten Prozess als erledigt abzuhaken und ihn nie wieder eines Blickes zu würdigen. Gerade in der Anfangsphase werden sich viele Aspekte bemerkbar machen, in denen der neue digitale Prozess noch Optimierungsbedarf aufweist. Auch hier gilt wieder: Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern und holen Sie sich deren Meinung ein.

Der digitale Prozess als Bedrohung

Damit digitale Prozesse effizient die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens sichern, müssen auch die Mitarbeiter ihren Teil beitragen. Genau deren Unterstützung (bzw. der Mangel an Unterstützung) kann sich jedoch als echte Hürde erweisen. Denn Digitalisierung empfinden viele Mitarbeiter als Bedrohung für ihren Arbeitsplatz – besonders, wenn die Prozessautomatisierung ihnen Aufgaben abnimmt und sie so vermeintlich ersetzbar macht. Daher gilt:

Change Management ist zentral für den Erfolg digitaler Prozesse

Digitalisieren und automatisieren Sie Geschäftsprozesse niemals nur Top-down. Den langfristigen Erfolg und die Unterstützung der Mitarbeiter sichert gutes Change Management. Schließlich sind es die Mitarbeiter, die in den neuen Prozessen beteiligt sind und die am Ende entlastet werden sollen. Dann nützt es wenig, wenn sie mit der neuen Fahrweise nicht einverstanden sind und sich ihr verweigern.

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter also ab Tag 1 ein. Informieren Sie transparent, warum Sie Prozesse nun digitalisieren wollen, welchen Nutzen das für jeden hat und wie die Umsetzung aussieht. Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar: Du bist trotzdem noch wichtig und wirst deinen Arbeitsplatz nicht verlieren! Falls es dennoch Mitarbeiter gibt, deren Aufgaben komplett an digitale Prozesse übergehen, sollten Sie sich überlegen: Wie können Sie diese Mitarbeiter anderweitig qualifizieren und einsetzen?

Kommunikation ist bei der Digitalisierung das A und O. Nehmen Sie Fragen an, ignorieren Sie Zweifel keinesfalls. Es gilt: Je größer der Umfang der Automatisierung und je mehr Aufgaben betroffen sind, desto wichtiger sind Transparenz, klare Worte und ein offenes Ohr.

Anschließend geht es darum, die neuen, digitalen Prozesse in den gelebten Unternehmensalltag zu integrieren. Unterstützen und begleiten Sie Mitarbeiter und heben Sie Erfolge bei der Umsetzung hervor.

Damit die digitalen Prozesse schlussendlich wirklich effizient sind, muss die Veränderung beibehalten werden. Achten Sie darauf, dass jeder im Unternehmen die neuen Workflows nutzt. Gerade in der Anfangszeit, wenn alles ungewohnt ist, greift man gerne einmal auf gewohnte Routinen zurück. Teamleiter und Geschäftsführer sollten also mit gutem Beispiel vorangehen und die neuen Workflows konsequent nutzen.

Nur so lässt sich das Ziel erreichen: Ein Unternehmen, das den neuen Anforderungen genügend Ressourcen widmen kann, um diese erfolgreich umzusetzen.