Digitale Vertragsverwaltung leicht gemacht: Worauf es dabei ankommt

Verpflichtungen, Rechte und Chancen – in Verträgen stecken zahlreiche unternehmensrelevante Informationen, die es im Blick zu behalten gilt und die verwaltet werden wollen. Lesen Sie in diesem Beitrag, welche Aufgaben der Vertragsverwaltung zufallen, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um Ihr Vertragsmanagement effizienter zu gestalten.

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Vertragsverwaltung – was bedeutet das genau?

Die Definition der Vertragsverwaltung ist schnell gegeben. Dahinter stecken alle Prozesse, die sich mit der Zusammenfassung und Strukturierung von Vertragsinhalten beschäftigen, um daraus relevante Informationen zu gewinnen. Dazu zählen beispielsweise:

• die Art des Vertrags
• Vertragspartner
• Verantwortliche im Unternehmen
• Aktualität des Vertrags (Löschfristen)
• Laufzeit und Kündigungsfristen sowie im Vertrag enthaltene Termine

Die saubere Vertragsverwaltung in Unternehmen jeder Größe ist notwendig, um den Überblick zu behalten, Entscheidungen zu treffen und Risiken zu minimieren.

Zu unterscheiden ist dabei zwischen:

• Vertragsverwaltung – also der Bestandsaufnahme und Abwicklung von Verträgen
• Vertragscontrolling – und damit der Kategorisierung von Vertragsdaten, der Weiterführung in der Budgetplanung, der Bewertungen von Vertragspartnern etc.
• Vertragsmanagement/Contract Management als Oberbegriff für alle Tätigkeiten rund um die Verträge in einem Unternehmen

Die grundlegenden Aufgaben der Vertragsverwaltung

Dass die Grenzen zwischen Vertragscontrolling und -verwaltung häufig verschwimmen, zeigt sich besonders, wenn wir einen genaueren Blick auf die Aufgaben der Vertragsverwaltung werfen.

Die Vertragsverwaltung sorgt dafür, dass Verträge zum Unternehmensziel beitragen

Der Aufgabenbereich beginnt beim Bestimmen der Unternehmensziele, die mit dem Vertrag erreicht werden sollen. Welche Erwartungen ergeben sich aus diesen Zielen für den oder die Vertragspartner? Was muss dafür an Leistungen gefordert bzw. erbracht werden? Welche Risiken können dabei entstehen? Weiterhin kümmert sich die Vertragsverwaltung in dieser Phase darum, Angebote verschiedener Anbieter zu vergleichen, um zu ermitteln, wer mit den Unternehmenszielen übereinstimmt und am wirtschaftlichsten agiert.

Die Abwicklung von Verträgen gehört zum Tagesgeschäft

Der zweite Aufgabenbereich umfasst das Ausarbeiten des Vertrags. Hier muss das Vertragsmanagement darauf achten, dass alle wichtigen Angaben enthalten sind und gesetzliche bzw. unternehmensrechtliche Bedingungen erfüllt werden.

Drittens steht die Verhandlung zwischen den Vertragsparteien im Fokus. Es geht zudem um die transparente Darstellung der Preisstruktur, aber auch um Rechte, Pflichten und Bedingungen.

Ist die Vorarbeit erledigt und sind alle Dokumente erstellt, geht es in die Vertragsgenehmigung und -erfüllung. Nun folgt das Output-Management, d.h. die Bereitstellung der jeweils relevanten Informationen für Mitarbeiter, Stakeholder und Partner. Außerdem sollte sich die Vertragsverwaltung darum bemühen, intern die Verantwortlichkeiten zu bestimmen.

Mit Prüfungen und Audits trägt die Vertragsverwaltung zur Einhaltung von Pflichten bei

Ist der Vertrag einmal ins Rollen gekommen, kann man ihn natürlich nicht einfach laufen lassen. Deshalb stehen auch Überprüfungen und Audits auf der To-do-Liste der Vertragsverwaltung. Werden Verantwortlichkeiten und Termine auf beiden Seiten eingehalten? Erfüllen beide Vertragsparteien ihre Pflichten?

Im Anschluss geht es an die Bewertung. Konnte das Unternehmen mit dem Vertrag seine Ziele erreichen? Haben sich unvorhergesehen Risiken ergeben? Was lässt sich aus diesem Vertrag für kommende Verträge lernen? Je nach Ausgang muss die Vertragsverwaltung zudem Verlängerungs- bzw. Kündigungsfristen einhalten und entsprechend handeln. Der Aufgabenbereich endet mit Rechnungserstellung und Archivierung.

Verträge zielführend verwalten – auf diese Voraussetzungen kommt es an

Damit die Vertragsverwaltung all diese Aufgaben erfüllen kann, ist sie natürlich auf gewisse Voraussetzungen angewiesen. Zu nennen sind hier etwa klar definierte, standardisierte Prozesse, damit keinerlei Informationen verlorengeht oder Verantwortlichkeiten unklar sind.

Für Zweiteres braucht es wiederum eine eindeutige Zuteilung von Verantwortlichkeiten über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg. Im Raum steht auch die Frage, wer die Vollständigkeit der Daten überprüft – zum Beispiel, ob alle nötigen Unterschriften gesetzt wurden oder ob noch Einträge, Anhänge und ähnliches fehlen.

Bei steigender Anzahl von Verträgen dürfte es der Vertragsverwaltung schwerfallen, all die oben genannten Aufgaben manuell zu erledigen. Deshalb ist in jedem modernen Unternehmen eine geeignete Software-Lösung, die ein effizientes Vertragsmanagement möglich macht, Pflicht. Sie sorgt für Unveränderbarkeit, Rückverfolgbarkeit, Auffindbarkeit und Vollständigkeit der Vertragsinformationen.

Somit leistet sie einen wichtigen Beitrag zur Einhaltung von Datenschutzvorgaben, entlastet die Mitarbeiter und spart zeitliche Ressourcen. Eine zentralisierte Vertragsablage mit automatischer Einpflege der Daten hilft zudem dem gesamten Unternehmen dabei, Prozesse zu optimieren. Denn die Software zeigt auf einen Blick, an welcher Stelle es hakt und ob sich die Zusammenarbeit mit bestimmten Partnern tatsächlich noch rechnet.

Best Practices für die Prozessoptimierung im Vertragsmanagement

Im direkten Zusammenhang mit der Frage nach den Voraussetzungen steht die Frage nach der Umsetzung. Lassen Sie uns deshalb nun abschließend einige Best Practices auflisten, mit denen Sie die Vertragsverwaltung in Ihrem Unternehmen erfolgreich einführen oder optimieren können.

Tipp 1: Beginnen Sie mit den grundlegenden Fragen

Ganz gleich ob Neueinführung oder Überarbeitung – die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie in einem ersten Schritt den Status quo bestimmen. Sammeln und beantworten Sie daher alle Fragen rund um das Vertragsmanagement:

• Was ist Ihr Ziel und welche Strategie wollen Sie auf dem Weg dorthin verfolgen?
• Welche Anforderungen stellen verschiedene Abteilungen wie Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung oder Rechtsabteilung an die neue Vertragsverwaltung?
• Welche Prozesse rund um Verträge gibt es bisher?
• Welche Arten und Mengen von Verträgen werden verwaltet?
• Wer ist daran beteiligt?
• Gab es bereits Feedback, dass einige Prozesse in der bisherigen Form zu aufwendig oder ziellos sind?

Mit Blick auf die zukünftige elektronische Aktenführung werden außerdem folgende Fragen relevant:

• Benötigt Ihr Unternehmen eine barrierefreie Bedienung?
• Wer steht als Ansprechpartner zur Verfügung – sei es zur Einführung oder für den laufenden Support?
• In welchen Sprachen muss die Software verfügbar sein?

Tipp 2: Augen auf bei der Nutzerfreundlichkeit der neuen-Lösung

Es ist keine Seltenheit, dass der Einführung eines digitalen Tools grundsätzlich mit Skepsis begegnet wird. Zu groß ist häufig die Angst, dass nun bald Arbeitsstellen gestrichen werden. Andere Mitarbeiter hingegen sind wenig motiviert, sich mit etwas Neuem auseinanderzusetzen. Hier sind die Führungskräfte gefragt.

Es liegt an ihnen, die Vorteile der digitalen Vertragsverwaltung zu kommunizieren. Der Wegfall ermüdender manueller Eingaben ­– etwa von Vertragsmetadaten – entfällt beispielsweise, was mehr Zeit für wichtigere Aufgaben schafft.

Darüber hinaus sollte bei der Auswahl der Software darauf geachtet werden, dass diese intuitiv nutzbar ist. Sie sollte im Vergleich zur händischen Arbeit keinen Mehraufwand darstellen. Hier ist es hilfreich, vorab einige Mitarbeiter als Ansprechpartner zu schulen oder sich Unterstützung beim Softwarepartner zu holen. So gibt es stets eine Person, an die sich Mitarbeiter bei Fragen oder Schwierigkeiten wenden können. Auch das erhöht die Chance, dass das neue Tool akzeptiert und genutzt wird.

Tipp 3: Gewährleisten Sie die Anbindung an vorhandene Systeme

Nun ist das digitale Vertragsmanagement langfristig nur dann effizient, wenn es nicht für sich steht. Damit alle Verantwortlichen und Beteiligten stets Zugriff auf die von ihnen benötigten Vertragsdaten haben, braucht es eine reibungslose Anbindung an CRM, ERP, ECM (idealerweise in der Cloud) oder jegliche andere Form des Aktenplans, den Ihr Unternehmen nutzt.

Der Aufwand lohnt sich

Ob in der Vertragsverwaltung, im Datenschutz oder jedem anderen Unternehmensbereich: Die Verwaltung von Daten per Hand ist die häufigste Ursache für Fehler. Im besten Fall haben diese nur eine weitere Korrekturschleife als Konsequenz – im schlimmsten Fall teure Bußgelder. Es lohnt sich also allein in dieser Hinsicht, den Aufwand auf sich zu nehmen und die Vertragsverwaltung zu digitalisieren. Darüber hinaus schaufelt sie Ressourcen frei, spart Zeit, entlastet Mitarbeiter und eröffnet unentdeckte Optimierungspotenziale. 

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