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Ein DMS ermöglicht eine zentrale Ablage von Dokumenten, die jederzeit und von jedem Ort aus zugänglich ist. Dadurch entfällt die aufwendige Suche nach Papierdokumenten, die in verschiedenen Ordner oder Schränken gelagert sind. Stattdessen können die digitalen Dokumente schnell und einfach gefunden werden, was Zeit und Aufwand spart.
In der digitalen Vertragsakte können verschiedene Anwendungsfälle durch ein DMS abgedeckt werden. Hier sind einige Beispiele:
Vertragsverwaltung: Ein DMS kann Verträge zentral verwalten und Informationen wie Vertragsdatum, Vertragspartner, Vertragsinhalte oder Fristen speichern. Dadurch kann der Status jedes Vertrags auf einen Blick überwacht werden.
Rechteverwaltung: Ein DMS kann die Zugriffsrechte für bestimmte Dokumente individuell vergeben, sodass nur berechtigte Personen Zugang zu diesen Dokumenten haben.
Workflow-Management: Ein DMS kann den Arbeitsablauf bei der Bearbeitung von Dokumenten steuern und automatisieren. Dadurch können beispielsweise Workflows für die Vertragsprüfung oder Vertragsfreigabe optimiert werden.
Revisionssicherheit: Ein DMS kann sicherstellen, dass alle Dokumente revisionsgeschützt abgelegt werden. Dadurch wird gewährleistet, dass alle Verträge und Dokumente jederzeit nachvollziehbar sind und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Die Vorteile für den Kunden sind offensichtlich: Ein DMS spart Zeit und Aufwand, erhöht die Transparenz, verbessert die Compliance und erhöht die Sicherheit der Dokumente. Zudem können alle Dokumente jederzeit und von jedem Ort aus zugänglich gemacht werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Dokumenten-Management-System in der digitalen Vertragsakte zahlreiche Anwendungsfälle abdecken und den Kunden viele Vorteile bieten kann. Wir empfehlen daher jedem Unternehmen, sich mit einem DMS auseinanderzusetzen und dessen Einsatz zu prüfen.