profor insights: Automatisierung beim Onboarding neuer Kunden

In einer Welt, die immer stärker von digitalen Prozessen bestimmt wird, spielt die Automatisierung von Geschäftsabläufen eine zentrale Rolle. Besonders beim New Customer Onboarding, also dem Prozess, neue Kunden effizient in interne Systeme zu integrieren, kann Automatisierung viel Zeit und Aufwand sparen.

Bei der profor software GmbH setzen wir auf moderne Tools wie Make.com, um den gesamten Ablauf von Anfang an nahtlos zu gestalten.

Dieser Blog-Artikel im Video-Format:

Wie funktioniert unser automatisierter Onboarding-Prozess?

Sobald die relevanten Daten eines Neukunden in unserem CRM-System HubSpot erfasst wurden, wird der Prozess mit einem simplen Klick gestartet. Von diesem Moment an läuft die Automatisierung, die die verschiedenen Abteilungen in unserem Unternehmen informiert und die notwendigen Schritte einleitet.

1. Vertragsautomatisierung: Der Prozess erstellt automatisch alle wichtigen Verträge, wie z.B. die ADV-Vereinbarung und Supportverträge, die direkt an den Kunden übermittelt werden.
2. Ticketsystem-Integration: Im Freshdesk-Ticketsystem wird ein Datensatz für den neuen Kunden angelegt. Dieser Datensatz enthält alle relevanten Informationen und ermöglicht es unserem Support-Team, schnell und effizient auf Kundenanfragen zu reagieren.
3. Projektmanagement im awork: Parallel dazu wird im Projektmanagementsystem awork ein neues Projekt angelegt, das sich um die bevorstehende Implementierung kümmert. Alle Projektbeteiligten sind von Anfang an involviert.
4. Willkommens-Mail: Unser System sendet automatisch eine freundliche Willkommens-Mail an den neuen Kunden und stellt ihm erste wichtige Informationen zur Verfügung.
5. Interne Weitergabe an Buchhaltung und Consulting: Alle wichtigen Informationen aus dem Vertrieb werden automatisch an unsere Buchhaltung und das Consulting-Team weitergeleitet, um den Prozess für den Kunden optimal zu gestalten.

Warum ist Automatisierung wichtig?

Durch die Automatisierung dieser Prozesse sparen wir nicht nur Zeit, sondern minimieren auch die Fehlerquote und stellen sicher, dass jeder Schritt im Onboarding reibungslos abläuft. Die Automatisierung ermöglicht es unseren Teams, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – nämlich die optimale Betreuung unserer Kunden.

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Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir Automatisierung in unseren Prozessen einsetzen oder wie wir Ihr Unternehmen unterstützen können, dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf!