In der heutigen digitalen Geschäftswelt ist die rechtssichere Archivierung von Dokumenten von entscheidender Bedeutung. Unternehmen sind verpflichtet, ihre Unterlagen gemäß geltenden Gesetzen zu speichern und im Falle von Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten schnell darauf zugreifen zu können.In Deutschland sind die Anforderungen an die revisionssichere Archivierung klar geregelt. Nach der Abgabenordnung (AO) müssen steuerlich relevante Unterlagen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Das Handelsgesetzbuch (HGB) legt fest, dass Handelsbriefe und andere geschäftliche Dokumente für sechs Jahre aufbewahrt werden müssen. Diese Gesetze verlangen nicht nur die physische Aufbewahrung von Dokumenten, sondern auch deren Unveränderlichkeit und Nachvollziehbarkeit. Daher ist es entscheidend, Systeme zu nutzen, die diese Anforderungen erfüllen und eine lückenlose Dokumentation sowie einen manipulationssicheren Zugriff gewährleisten.
GoBD: Ein zentraler Standard für die rechtssichere Archivierung
Zusätzlich zu den genannten Gesetzen spielt in Deutschland die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) eine entscheidende Rolle. Die GoBD legt fest, wie steuerlich relevante Unterlagen und elektronische Dokumente sicher verwaltet und archiviert werden müssen. Zu den wichtigsten Anforderungen gehören die Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Zugriffsschutz und die vollständige Protokollierung von Änderungen. Dies macht die GoBD zu einem der zentralen Standards, die Unternehmen bei der Wahl eines Archivierungssystems berücksichtigen müssen.
In diesem Artikel vergleichen wir zwei weit verbreitete Systeme zur Dokumentenarchivierung: DocuWare und Microsoft SharePoint.
DocuWare: Der Spezialist für rechtssichere Archivierung
DocuWare wurde speziell für das Dokumentenmanagement und die Archivierung entwickelt und erfüllt die Anforderungen der deutschen Gesetze zur revisionssicheren Archivierung sowie die GoBD. Zu den zentralen Features gehören:
- Revisionssicherheit: DocuWare sorgt dafür, dass Dokumente unveränderbar gespeichert werden. Digitale Signaturen und eine lückenlose Dokumentation aller Änderungen garantieren die Integrität der Informationen, wie es die GoBD verlangt.
- Unveränderbarkeit: Die Plattform ermöglicht die Speicherung von Dokumenten in einem manipulationssicheren Format. Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert, sodass immer auf die ursprüngliche Version zugegriffen werden kann.
- Audit-Trails: DocuWare bietet umfassende Protokollierungsfunktionen, die alle Aktionen an den Dokumenten nachvollziehbar machen. Dies ist besonders wichtig für rechtliche Prüfungen, Audits und die Einhaltung der GoBD.
- Zugriffsmanagement: Mit einem robusten, rollenbasierten Zugriffsmanagement stellt DocuWare sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Informationen haben. Dies unterstützt die Einhaltung der GoBD-Anforderungen in Bezug auf den Zugriffsschutz.
- DSGVO-Konformität: DocuWare ist darauf ausgelegt, die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, und bietet Funktionen zur Datenlöschung und -anonymisierung.
Microsoft SharePoint: Vielseitigkeit trifft auf Herausforderungen
Microsoft SharePoint hingegen ist als umfassende Kollaborationsplattform konzipiert und bietet viele Funktionen zur Dokumentenarchivierung. Dennoch gibt es einige wichtige Punkte, die bei der rechtssicheren Archivierung beachtet werden sollten:
- Revisionssicherheit: SharePoint verfügt über eine Versionsverwaltung, die es ermöglicht, frühere Dokumentenversionen zu speichern. Jedoch ist diese Funktion nicht automatisch revisionssicher, und zusätzliche Einstellungen sind erforderlich, um die Anforderungen der GoBD und anderer rechtlicher Standards zu erfüllen.
- Unveränderbarkeit: Die Standardversion von SharePoint erlaubt Änderungen an Dokumenten, es sei denn, spezifische Maßnahmen werden ergriffen, um eine Unveränderbarkeit sicherzustellen, wie sie die GoBD fordert.
- Audit-Trails: SharePoint bietet Audit-Logs zur Nachverfolgung von Änderungen. Diese müssen jedoch aktiv verwaltet werden, um die Integrität der Archivierung und die GoBD-Konformität zu gewährleisten.
- Zugriffsmanagement: Die Plattform bietet umfassende Sicherheits- und Berechtigungsfunktionen, deren richtige Konfiguration für die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben, insbesondere der GoBD, entscheidend ist.
- DSGVO-Konformität: Microsoft hat strenge Compliance-Richtlinien, die die DSGVO unterstützen. Unternehmen müssen jedoch sicherstellen, dass die spezifischen Einstellungen in SharePoint entsprechend angepasst werden, um auch die Anforderungen der GoBD zu erfüllen.
Fazit
Die Wahl zwischen DocuWare und Microsoft SharePoint hängt stark von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. DocuWare bietet eine spezialisierte Lösung, die von Grund auf für die revisionssichere Archivierung konzipiert wurde und damit die Anforderungen der deutschen Gesetze sowie der GoBD erfüllt. Microsoft SharePoint hingegen bietet mehr Flexibilität und Integration in bestehende Microsoft-Ökosysteme, erfordert jedoch eine sorgfältige Konfiguration, um die rechtlichen Vorgaben, insbesondere die GoBD, vollständig einzuhalten.
Für Unternehmen mit hohen Ansprüchen an die rechtssichere Archivierung ist DocuWare in der Regel die robustere und zuverlässigere Wahl. Wenn Sie jedoch bereits stark im Microsoft-Umfeld arbeiten, kann SharePoint eine sinnvolle Option sein, sofern Sie die notwendigen Maßnahmen zur Compliance, inklusive GoBD, ergreifen. Letztendlich ist es entscheidend, dass Sie die Archivierungsstrategie und -lösung wählen, die am besten zu den spezifischen Bedürfnissen und gesetzlichen Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Die Einhaltung der GoBD sollte dabei immer ein zentrales Kriterium sein, um steuerliche Risiken und rechtliche Unsicherheiten zu minimieren.
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