In vielen mittelständischen Unternehmen arbeiten Vertrieb, Einkauf, Lager, Buchhaltung und Geschäftsführung täglich eng zusammen. Die dafür benötigten Informationen liegen jedoch häufig in unterschiedlichen Systemen, Excel-Dateien oder separaten Anwendungen. Daten werden mehrfach erfasst, Informationen manuell weitergegeben und Bearbeitungsstände zwischen Abteilungen abgestimmt.
Ein ERP-System schafft dafür eine gemeinsame Grundlage. Es führt zentrale Unternehmensdaten und Geschäftsprozesse in einer integrierten Umgebung zusammen. Dadurch können Informationen dort weiterverwendet werden, wo sie im nächsten Prozessschritt benötigt werden – vom Kundenauftrag über die Lagerbewegung bis zur Rechnung und betriebswirtschaftlichen Auswertung.
Ein ERP-System ist eine Unternehmenssoftware, mit der zentrale Ressourcen, Daten und Geschäftsprozesse eines Unternehmens geplant, gesteuert und ausgewertet werden können. ERP steht für „Enterprise Resource Planning“, auf Deutsch Unternehmensressourcenplanung.
Zu diesen Ressourcen zählen beispielsweise Warenbestände, finanzielle Mittel, Mitarbeiter, Kunden- und Lieferantendaten sowie Kapazitäten und Aufträge. Entscheidend ist jedoch weniger die Verwaltung einzelner Ressourcen als deren Verbindung innerhalb gemeinsamer Prozesse.
Statt beispielsweise den Vertrieb in einer Anwendung, das Lager in einer zweiten Software und die Buchhaltung in einem dritten System zu führen, kann ein ERP-System diese Bereiche auf einer gemeinsamen Daten- und Prozessbasis zusammenführen.
Das hat einen wesentlichen Effekt: Informationen müssen nicht für jeden Unternehmensbereich neu angelegt oder manuell übertragen werden. Ein einmal erfasster Geschäftsvorgang kann in verschiedenen Prozessschritten weiterverarbeitet werden.
Ein Kundenauftrag enthält beispielsweise nicht nur Informationen für den Vertrieb. Er kann auch für die Bestandsprüfung im Lager, die Versandabwicklung, die Rechnungsstellung und anschließend für die Finanzbuchhaltung relevant sein.
Microsoft Dynamics 365 Business Central ist ein Beispiel für ein modernes ERP-System, das insbesondere auf kaufmännische Prozesse mittelständischer Unternehmen ausgerichtet ist. Unter anderem können damit Finanzwesen, Einkauf, Verkauf, Lager und weitere betriebliche Abläufe innerhalb einer gemeinsamen Umgebung abgebildet werden. Welche Funktionen tatsächlich eingesetzt werden, hängt dabei von der jeweiligen Konfiguration, den Unternehmensanforderungen und gegebenenfalls zusätzlichen Lösungen ab.
Mit einem ERP-System können Unternehmen zentrale Geschäftsprozesse verwalten und verschiedene Unternehmensbereiche miteinander verbinden. Dazu gehören typischerweise Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Einkauf, Verkauf, Lager, Personalverwaltung sowie Controlling und betriebswirtschaftliche Auswertungen.
Damit lautet die kurze Antwort auf die Frage „Was kann ich alles mit einem ERP-System machen?“: Ein ERP-System unterstützt Unternehmen dabei, wesentliche betriebliche Vorgänge von einer gemeinsamen Datenbasis aus zu planen, durchzuführen, zu dokumentieren und auszuwerten.
Typische Einsatzbereiche sind:
Der genaue Funktionsumfang unterscheidet sich allerdings von ERP-System zu ERP-System. Manche Lösungen decken viele Bereiche bereits im Standard ab, während andere Funktionen durch Erweiterungen, spezialisierte Anwendungen oder Schnittstellen ergänzt werden.
Bei Microsoft Dynamics 365 Business Central lassen sich beispielsweise zahlreiche kaufmännische Abläufe rund um Finanzwesen, Einkauf, Verkauf und Warenwirtschaft in einer gemeinsamen Plattform zusammenführen. Dadurch können Informationen aus einem Prozessschritt für nachfolgende Aufgaben genutzt werden, ohne dass jedes Mal ein separates System bedient werden muss.
Das zentrale Prinzip eines ERP-Systems besteht darin, Daten nicht ausschließlich innerhalb einzelner Abteilungen zu verwalten. Stattdessen werden Informationen so bereitgestellt, dass sie in verschiedenen Geschäftsprozessen weiterverwendet werden können.
Ein ERP-System bildet damit nicht lediglich einzelne Funktionen digital ab. Es schafft Verbindungen zwischen Funktionen.
Das lässt sich an einem einfachen Kundenauftrag zeigen. Nimmt der Vertrieb eine Bestellung entgegen, sind die darin enthaltenen Informationen auch für andere Unternehmensbereiche relevant. Das Lager muss wissen, welche Artikel benötigt werden. Bei nicht ausreichendem Bestand kann der Einkauf reagieren. Nach der Lieferung werden Warenbewegungen dokumentiert. Anschließend wird eine Rechnung erstellt, die wiederum in der Finanzbuchhaltung berücksichtigt wird.
Die einzelnen Schritte bauen aufeinander auf.
Eine gemeinsame Datenbasis ermöglicht dabei insbesondere:
Das bedeutet nicht, dass alle Mitarbeiter auf sämtliche Unternehmensdaten zugreifen müssen. ERP-Systeme können mit Rollen, Berechtigungen und organisatorischen Zuständigkeiten arbeiten. Entscheidend ist vielmehr, dass zusammengehörende Informationen innerhalb eines durchgängigen Prozesses verfügbar sind.
Für Geschäftsführer und IT-Leiter ist dieser Zusammenhang besonders relevant. Je stärker Prozesse über einzelne Abteilungen hinausreichen, desto größer wird die Bedeutung einer konsistenten Datenbasis. Andernfalls entstehen schnell parallele Datenbestände, manuelle Abstimmungen und schwer nachvollziehbare Übergaben.
Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft werden organisatorisch häufig als unterschiedliche Bereiche wahrgenommen. In den tatsächlichen Geschäftsprozessen sind sie jedoch eng miteinander verbunden.
Wird beispielsweise Ware eingekauft, betrifft der Vorgang zunächst den Einkauf und die Warenwirtschaft. Eine Bestellung wird erstellt, die Ware trifft ein und der Bestand verändert sich. Mit der Eingangsrechnung entsteht gleichzeitig ein finanzieller Geschäftsvorfall, der für die Buchhaltung relevant ist.
Ähnlich verhält es sich beim Verkauf.
Ein Verkaufsauftrag enthält Informationen über den Kunden, die bestellten Produkte, Mengen und Preise. Wird die Ware ausgeliefert, verändert sich der Lagerbestand. Mit der Rechnungsstellung entsteht anschließend eine Forderung gegenüber dem Kunden. Geht die Zahlung ein, wird wiederum ein finanzwirtschaftlicher Vorgang verarbeitet.
Aus einem operativen Verkaufsprozess entstehen damit Informationen für mehrere Unternehmensbereiche:
Verkauf → Lager → Warenbewegung → Rechnung → Finanzbuchhaltung → Auswertung
Genau an dieser Stelle zeigt sich der Unterschied zwischen einer integrierten ERP-Lösung und voneinander isolierten Anwendungen. Bei getrennten Systemen müssen Informationen häufig über Schnittstellen, Exporte oder manuelle Eingaben übertragen werden. In einem ERP-System können die einzelnen Prozessschritte stärker aufeinander aufbauen.
Microsoft Dynamics 365 Business Central zeigt dieses Prinzip beispielsweise bei kaufmännischen Vorgängen. Ein Verkaufs- oder Einkaufsvorgang kann – abhängig von Prozess und Konfiguration – Informationen für Warenwirtschaft, Lager und Finanzwesen erzeugen. Der gleiche Geschäftsvorfall wird dadurch nicht in jeder Abteilung vollständig neu angelegt.
Für die Unternehmenssteuerung ist diese Verbindung ebenfalls wichtig. Geschäftsführung und Controlling benötigen nicht nur einzelne Buchungsdaten oder Bestandszahlen, sondern den Zusammenhang dahinter: Welche Umsätze wurden erzielt? Welche offenen Forderungen bestehen? Wie entwickeln sich Bestände? Welche Geschäftsvorfälle beeinflussen das Ergebnis?
Ein integriertes ERP-System kann dafür Informationen aus verschiedenen operativen Bereichen zusammenführen und als Grundlage für Auswertungen bereitstellen.
Auch Mitarbeiterdaten spielen in vielen Unternehmensprozessen eine Rolle. Welche Bedeutung die Personalverwaltung innerhalb eines ERP-Systems hat, hängt allerdings stark vom eingesetzten System und den konkreten Anforderungen des Unternehmens ab.
Grundlegende Mitarbeiterinformationen können beispielsweise Namen, Kontaktdaten, organisatorische Zuordnungen oder andere für betriebliche Abläufe relevante Angaben umfassen.
Solche Informationen können mit weiteren Prozessen zusammenhängen. Je nach Lösung und Anwendungsszenario können beispielsweise Verantwortlichkeiten, Ressourcen, Genehmigungsprozesse oder projektbezogene Tätigkeiten einen Bezug zu Mitarbeitern haben.
Dabei ist wichtig, zwischen grundlegender Mitarbeiterverwaltung und umfassendem Human Capital Management zu unterscheiden. Nicht jedes ERP-System enthält eine vollständige Lösung für Personalabrechnung, Recruiting, Talentmanagement, Zeitwirtschaft oder umfangreiche HR-Prozesse.
Microsoft Dynamics 365 Business Central kann grundlegende Mitarbeiterinformationen verwalten. Für weitergehende HR- und Personalprozesse können zusätzliche Anwendungen oder spezialisierte Lösungen erforderlich sein.
Gerade für IT-Verantwortliche ist diese Abgrenzung relevant. Ziel einer ERP-Strategie muss nicht zwangsläufig sein, sämtliche Spezialsoftware abzuschaffen. Entscheidend ist vielmehr, festzulegen, welche Prozesse im ERP-System zentral abgebildet werden sollen und an welchen Stellen spezialisierte Anwendungen sinnvoll angebunden werden.
Wie ein ERP-System Unternehmensbereiche verbindet, wird besonders deutlich, wenn man einen vollständigen Geschäftsprozess betrachtet.
Angenommen, ein mittelständisches Handelsunternehmen erhält von einem Kunden eine Bestellung über mehrere Produkte. Vertrieb, Lager, Einkauf, Buchhaltung und Management benötigen im Verlauf dieses Vorgangs unterschiedliche Informationen – beziehen sich aber immer auf denselben Geschäftsvorfall.
Ein typischer Ablauf kann folgendermaßen aussehen:
In Microsoft Dynamics 365 Business Central können solche kaufmännischen Prozessschritte innerhalb einer gemeinsamen ERP-Umgebung miteinander verbunden werden. Ein Kundenauftrag steht damit nicht isoliert im Vertrieb, sondern bildet einen Ausgangspunkt für weitere Vorgänge in Warenwirtschaft, Lager und Finanzwesen.
Der entscheidende Punkt ist dabei nicht die Anzahl einzelner Funktionen. Der Nutzen entsteht durch den Zusammenhang zwischen den Prozessschritten. Daten werden entlang eines Geschäftsvorgangs weiterverwendet, statt an jeder Abteilungsgrenze neu erfasst zu werden.
Durchgängige Geschäftsprozesse verändern nicht nur die technische Systemlandschaft. Sie können auch die Organisation und Steuerung eines Unternehmens verbessern.
Weniger doppelte Dateneingaben:
Werden Kunden-, Artikel- oder Auftragsinformationen bereits im ERP-System geführt, müssen sie nicht für jeden nachfolgenden Prozess erneut eingegeben werden. Das reduziert Aufwand und vermeidet unnötige Mehrfachpflege.
Weniger Medienbrüche:
Ein Medienbruch entsteht beispielsweise dann, wenn Daten aus einer Anwendung exportiert, per Excel weitergegeben und anschließend in einem anderen System erneut verarbeitet werden. Je stärker Prozesse innerhalb einer gemeinsamen ERP-Umgebung ablaufen, desto weniger solcher Übergaben sind erforderlich.
Bessere Datenqualität:
Mehrfach gepflegte Datenbestände können voneinander abweichen. Arbeiten mehrere Prozesse mit einer gemeinsamen Datenbasis, lässt sich das Risiko unterschiedlicher Informationsstände reduzieren. Voraussetzung bleibt allerdings eine saubere Datenpflege und klare Verantwortlichkeit.
Höhere Transparenz:
Zusammenhängende Prozesse machen Geschäftsvorgänge leichter nachvollziehbar. Statt Informationen aus mehreren Anwendungen manuell zusammenzusuchen, können relevante Daten stärker miteinander in Beziehung gesetzt werden.
Aktuellere Unternehmensinformationen:
Wenn operative Vorgänge direkt im ERP-System verarbeitet werden, stehen die dadurch entstehenden Informationen schneller für nachgelagerte Aufgaben und Auswertungen zur Verfügung.
Schnellere Geschäftsprozesse:
Weniger manuelle Übertragungen und klar definierte Prozessschritte können Bearbeitungszeiten verkürzen. Besonders bei häufig wiederkehrenden Abläufen kann sich dies deutlich auf den administrativen Aufwand auswirken.
Bessere Möglichkeiten zur Automatisierung:
Automatisierung funktioniert besonders gut bei klar strukturierten, digital verfügbaren Prozessen. Sind Daten und Abläufe miteinander verbunden, können bestimmte Arbeitsschritte abhängig vom eingesetzten ERP-System und dessen Konfiguration automatisiert oder systemgestützt ausgeführt werden.
Bessere Entscheidungsgrundlagen:
Geschäftsführung und Fachbereiche benötigen für Entscheidungen häufig Informationen aus mehreren Unternehmensbereichen. Eine gemeinsame Datenbasis erleichtert es, finanzielle und operative Informationen zusammenzubringen und Entwicklungen im Unternehmen besser einzuordnen.
Microsoft Dynamics 365 Business Central ist ein Beispiel dafür, wie eine integrierte ERP-Lösung diese Zusammenhänge unterstützen kann. Für Unternehmen ist dabei weniger entscheidend, möglichst viele Funktionen in einem einzigen System unterzubringen. Wichtiger ist, dass zentrale Geschäftsprozesse sinnvoll miteinander verbunden sind und relevante Informationen verlässlich zwischen den beteiligten Bereichen zur Verfügung stehen.
Der größte Nutzen eines ERP-Systems entsteht nicht allein dadurch, dass einzelne Aufgaben digitalisiert werden. Entscheidend ist die gemeinsame Daten- und Prozessbasis.
Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Einkauf, Verkauf, Lager, Personalverwaltung und Controlling arbeiten nicht unabhängig voneinander. Im Tagesgeschäft greifen ihre Prozesse ineinander. Ein ERP-System kann diese Zusammenhänge abbilden und Informationen entlang eines Geschäftsvorgangs verfügbar machen.
Dadurch lassen sich doppelte Dateneingaben und manuelle Übergaben reduzieren, während Transparenz, Datenqualität und Auswertbarkeit verbessert werden können.
Microsoft Dynamics 365 Business Central ist ein konkretes Beispiel für ein integriertes ERP-System im Mittelstand. Es kann verschiedene kaufmännische Unternehmensbereiche auf einer gemeinsamen Plattform zusammenführen und je nach Anforderungen durch zusätzliche Lösungen und Integrationen ergänzt werden.
Für Geschäftsführer und IT-Leiter sollte bei der Auswahl eines ERP-Systems deshalb nicht nur die Frage im Vordergrund stehen, welche einzelne Funktion eine Software bietet. Ebenso wichtig ist die Frage, wie gut sich die eigenen Geschäftsprozesse damit über Abteilungsgrenzen hinweg verbinden lassen.
Ein ERP-System kann unter anderem Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Einkauf, Verkauf, Lager, Personalverwaltung und Controlling miteinander verbinden. Welche Bereiche tatsächlich innerhalb einer Lösung abgebildet werden, hängt vom jeweiligen ERP-System, der Konfiguration und gegebenenfalls eingesetzten Zusatzlösungen ab. Entscheidend ist, dass relevante Daten zwischen zusammengehörenden Prozessen genutzt werden können.
Der größte Vorteil eines ERP-Systems ist die gemeinsame Daten- und Prozessbasis. Informationen müssen dadurch nicht für jede Abteilung separat gepflegt werden. Stattdessen können Daten entlang durchgängiger Geschäftsprozesse weiterverwendet werden – beispielsweise vom Verkaufsauftrag über die Lagerbewegung bis zur Rechnung und Finanzbuchhaltung.
Ja. Microsoft Dynamics 365 Business Central ist ein ERP-System, das insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert ist. Es unterstützt verschiedene kaufmännische Bereiche wie Finanzwesen, Einkauf, Verkauf und Warenwirtschaft innerhalb einer gemeinsamen Umgebung. Abhängig von den individuellen Anforderungen kann die Lösung durch Erweiterungen und Integrationen ergänzt werden.
Nicht jedes Unternehmen benötigt zwangsläufig ein umfassendes ERP-System. Ob der Einsatz sinnvoll ist, hängt unter anderem von der Unternehmensgröße, der Komplexität der Prozesse, den zu verwaltenden Datenmengen und der Anzahl miteinander verbundener Unternehmensbereiche ab. Je mehr Abteilungen regelmäßig dieselben Daten benötigen und je stärker Geschäftsprozesse ineinandergreifen, desto relevanter wird eine gemeinsame ERP-Plattform.
Ein ERP-System kann viele zentrale Unternehmensfunktionen in einer gemeinsamen Lösung bündeln und dadurch verschiedene Einzellösungen ersetzen. Spezialisierte Anwendungen können jedoch weiterhin sinnvoll oder notwendig sein, wenn sie besondere fachliche Anforderungen abdecken. In solchen Fällen können sie – abhängig von der technischen Umgebung – über Schnittstellen oder Integrationen mit dem ERP-System verbunden werden.