Automatisierung im Posteingang mit DocuWare IDP

Die Automatisierung des Posteingangs mit DocuWare IDP revolutioniert die Effizienz und Genauigkeit in der Dokumentenverarbeitung.

Ist-Zustand im deutschen Mittelstand

Viele mittelständische Unternehmen in Deutschland sind immer noch stark auf Papierdokumente angewiesen. Dies führt oft zu ineffizienten Prozessen, langen Bearbeitungszeiten und einem hohen Papierverbrauch. Besonders im Posteingang, wo täglich zahlreiche Dokumente eingehen, stellt dies eine erhebliche Herausforderung dar. Um diese Probleme zu lösen und Prozesse zu optimieren, setzen immer mehr Unternehmen auf moderne Dokumentenmanagement-Systeme wie DocuWare.

Papierbasierte Prozesse erfordern manuelles Sortieren, Kopieren, Abheften und Archivieren. Diese Tätigkeiten sind nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Zudem entstehen oft lange Post- und Laufwege, die den gesamten Prozess weiter verzögern.

Probleme und Herausforderungen am Posteingang

_- visual selection (3) Die Verwendung von Papierdokumenten im Posteingang bringt eine Vielzahl von Problemen mit sich. Dazu gehören unter anderem die Gefahr von Dubletten, das Risiko von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe und die Schwierigkeit, Dokumente schnell wiederzufinden.

Ein weiteres Problem ist der hohe Platzbedarf für die Archivierung von Papierdokumenten. Dies führt zu zusätzlichen Kosten und erfordert regelmäßige Aufräum- und Sortieraktionen, um den Überblick zu behalten. Zudem sind Papierdokumente anfällig für Verlust oder Beschädigung.

Effizienzsteigerung durch intelligente Dokumentenverarbeitung

Durch den Einsatz von DocuWare IDP können mittelständische Unternehmen ihre Prozesse erheblich optimieren. Die intelligente Dokumentenverarbeitung ermöglicht eine automatische Klassifikation und Datenextraktion, wodurch manuelle Eingriffe auf ein Minimum reduziert werden.

Dies führt zu einer schnelleren Verarbeitung von Dokumenten und einer erheblichen Zeitersparnis. Zudem wird die Genauigkeit erhöht, da die KI-basierte Technologie Fehlerquellen minimiert und eine zuverlässige Datenextraktion gewährleistet.

Innovative KI-Funktionen und ihre Vorteile

DocuWare IDP bietet eine Reihe innovativer KI-Funktionen, die die Dokumentenverarbeitung revolutionieren. Dazu gehört unter anderem das software- und KI-unterstützte Dokumentenstapel-Splitting, das die Notwendigkeit von Barcodes, Stempeln oder Trennblättern beim Scannen von Papierstapeln überflüssig macht.

Ein weiteres Highlight ist der automatische Dokumentenabgleich zwischen eigenen Belegen und Lieferantenbelegen. Dies ermöglicht eine schnelle und zuverlässige Prüfung von Dokumenten wie Bestellungen und Rechnungen, was den gesamten Prozess weiter beschleunigt und Fehlerquellen reduziert. Dokumentenverarbeitungsprozess

Integration und nahtloser Workflow

Die Integration von DocuWare IDP in bestehende Systeme und Prozesse ist nahtlos. Durch die Nutzung von Workflows zur Verteilung von Belegen und Aufgaben, Wiedervorlagen, Remindern und Eskalationen wird sichergestellt, dass alle Dokumente innerhalb eines definierten Zeitraums bearbeitet werden.

Webapps und mobile Apps ermöglichen zudem einen weltweiten Zugriff und unterstützen moderne Arbeitsmodelle wie 'Modern Work' und hybride Arbeitsmodelle. Dies stellt sicher, dass Mitarbeiter jederzeit und von überall aus auf wichtige Dokumente zugreifen und diese bearbeiten können.

Zukunftsaussichten und Erweiterungsmöglichkeiten

Die Automatisierung des Posteingangs mit DocuWare IDP bietet zahlreiche Zukunftsaussichten und Erweiterungsmöglichkeiten. Durch den kontinuierlichen Einsatz von KI-Tools können Prozesse weiter optimiert und neue Anwendungsbereiche erschlossen werden.

In zukünftigen Projekten könnten beispielsweise weitere Dokumententypen automatisiert verarbeitet und klassifiziert werden. Auch die Integration in andere Geschäftsbereiche wie das Personalwesen oder das Qualitätsmanagement bietet großes Potenzial.

Praxisbeispiel: Revolutionierung der Rechnungsverarbeitung bei HVVG

Ein beeindruckendes Beispiel für die erfolgreiche Implementierung von DocuWare IDP ist die Revolutionierung der Rechnungsverarbeitung bei der HVVG. Durch den Einsatz der KI-basierten Intelligent Document Processing-Funktionalität konnte die HVVG die Effizienz ihrer Verwaltung deutlich steigern und Fehlerquellen wie Dubletten beseitigen.

Innerhalb weniger Monate wurden alle Prozesse der Rechnungsverarbeitung analysiert und optimiert. Die Digitalisierung und Automatisierung haben zu einer Zeitersparnis von 60 bis 70 Prozent geführt und die Durchlaufzeiten erheblich verkürzt. Zudem werden Skonti jetzt zuverlässig gezogen, was zu weiteren Kosteneinsparungen führt.

Prozesse wie Rechnungsprüfung digitalisieren