Die Implementierung eines ERP-Systems wie Microsoft Dynamics 365 Business Central oder eines DMS wie DocuWare ist ein komplexer Prozess, der sorgfältige Planung und präzise Ausführung erfordert. Bei der profor software GmbH haben wir eine bewährte Vorgehensweise entwickelt, die sicherstellt, dass unsere Kunden von Anfang an optimal betreut werden. Hier stellen wir Ihnen die einzelnen Projektschritte vor, die wir bei der Implementierung durchlaufen.
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1. Kick Off Workshop(s)
Der erste Schritt in jedem Implementierungsprojekt ist der Kick Off Workshop. In diesen Workshops analysieren wir den Ist-Zustand der Geschäftsprozesse und legen gemeinsam mit dem Kunden ein Soll-Konzept fest. Dies beinhaltet:
- Analyse des Ist-Zustands: Erfassung und Dokumentation der aktuellen Prozesse und Systeme.
- Festlegung des Soll-Konzepts: Entwicklung von Lösungsansätzen und Konzepten, die auf die spezifischen Bedürfnisse des Kunden abgestimmt sind.
- Erstellung von Dokumentationen: Ausarbeitung eines detaillierten Pflichtenhefts, das als Grundlage für die weiteren Projektschritte dient.
2. Installation und Konfiguration der Systeme
Nach Abschluss der Planungsphase beginnen wir mit der technischen Umsetzung. Dies umfasst:
- Installation: Aufsetzen der notwendigen Server und Installation der Software.
- Konfiguration: Anpassung der Systeme an die grundlegenden Anforderungen des Kunden, um eine optimale Basis für die weitere Individualisierung zu schaffen.
3. Einrichtung, Programmierung und Konfiguration kundenspezifischer Vorgaben
Basierend auf dem im Workshop erstellten Pflichtenheft nehmen wir die spezifischen Anpassungen vor:
- Einrichtung: Anpassung der Systeme an die spezifischen Geschäftsprozesse des Kunden.
- Programmierung: Entwicklung kundenspezifischer Erweiterungen und Funktionen.
- Konfiguration: Feinjustierung der Einstellungen, um den optimalen Betrieb sicherzustellen.
4. Einweisung und Schulung von Key Usern und Projektteams
Um sicherzustellen, dass unsere Kunden das volle Potenzial der neuen Systeme ausschöpfen können, schulen wir die wichtigsten Anwender (Key User) und die Projektteams:
- Einweisung: Grundlegende Einführung in die Systeme und deren Funktionen.
- Schulung: Detaillierte Trainings für die Key User, um sie in die Lage zu versetzen, ihre Kollegen zu unterstützen und kleinere Anpassungen selbst vorzunehmen.
5. Kundenspezifisches Testing und Betreuung
Bevor das System live geht, führen wir umfangreiche Tests durch, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert:
- Testing: Durchführung von Testläufen mit realen Daten und Szenarien.
- Betreuung: Enge Begleitung des Kunden während der Testphase, um auftretende Probleme sofort zu lösen und letzte Anpassungen vorzunehmen.
6. Fine Tuning
Nach dem Testen erfolgt das Fine Tuning, bei dem wir letzte Optimierungen vornehmen:
- Feinabstimmung: Anpassung der Systeme auf Basis der Testergebnisse und des Kundenfeedbacks.
- Optimierung: Sicherstellung der optimalen Performance und Benutzerfreundlichkeit.
7. Go Live
Der Höhepunkt des Projekts ist der Go Live, bei dem das System in den Echtbetrieb übergeht:
- Überwachung: Intensive Überwachung der Systeme in den ersten Tagen nach dem Go Live.
- Support: Bereitstellung von sofortigem Support, um eventuelle Startschwierigkeiten zu beheben.
8. Übergabe an den Support
Nach einer erfolgreichen Inbetriebnahme erfolgt die Übergabe an unser Support-Team:
- Dokumentation: Übergabe aller relevanten Dokumentationen und Konfigurationen an den Support.
- Support: Sicherstellung einer kontinuierlichen Unterstützung durch unser erfahrenes Support-Team.
Mit dieser strukturierten Vorgehensweise garantieren wir, dass unsere Kunden die bestmögliche Unterstützung bei der Implementierung ihrer ERP- und DMS-Lösungen erhalten. Jedes Projekt ist einzigartig, und wir passen unsere Methoden stets an die individuellen Anforderungen unserer Kunden an, um gemeinsam den maximalen Erfolg zu erreichen.
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