Die E-Mail-Archivierung ist ein essenzieller Bestandteil des Dokumentenmanagements in modernen Unternehmen. DocuWare bietet hier vielfältige Möglichkeiten, um den gesamten Prozess effizient und rechtssicher zu gestalten.
Vorteile der E-Mail-Archivierung mit DocuWare
1. Gesetzeskonformität: Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, geschäftsrelevante E-Mails für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Für Handels- oder Geschäftsbriefe beträgt die Aufbewahrungsfrist sechs Jahre, für E-Mails, die Bilanzen, Jahresabschlüsse oder Rechnungen enthalten, sogar zehn Jahre.
2. Effizienz und Zeitersparnis: Durch die automatische Archivierung werden E-Mails und deren Anhänge direkt in DocuWare abgelegt und indexiert. Dies ermöglicht eine schnelle Wiederfindbarkeit und spart den Mitarbeitern wertvolle Arbeitszeit.
3. Zentraler Zugriff: Alle archivierten E-Mails sind zentral verfügbar und können von berechtigten Mitarbeitern jederzeit eingesehen werden. Dies fördert die Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass Informationen auch bei Abwesenheit eines Kollegen zugänglich bleiben.
4. Reduktion des Speicherplatzes: Durch die automatische Archivierung und das Aussortieren irrelevanter E-Mails wird der Speicherplatz auf den E-Mail-Servern entlastet. Dies verhindert, dass die Server an ihre Kapazitätsgrenzen stoßen.
Unterschiede zwischen „DocuWare Connect to Outlook“ und „DocuWare Connect to Mail“
DocuWare bietet für die E-Mail Archivierung zwei Module an, die jeweils für sich unterschiedliche Anwendungsfälle umsetzen. Kurz gesagt: "DocuWare Connect to Outlook" ist eine Anwender-gesteuerte Archivierung, während "DocuWare Connect to Mail" die automatisierte Variante einer Postfachüberwachung darstellt.
Im folgenden erläutern wir die Unterschiede der beiden Module.
DocuWare Connect to Outlook
- Integration in Outlook: Dieses Modul integriert sich nahtlos in Microsoft Outlook und ermöglicht es den Nutzern, E-Mails direkt aus der Outlook-Oberfläche heraus zu archivieren. Hierfür stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung, wie z.B. der automatische Import von E-Mails aus bestimmten Ordnern oder das manuelle Speichern einzelner E-Mails per Knopfdruck.
- Benutzerfreundlichkeit: Nutzer können E-Mails archivieren, ohne die Anwendung wechseln zu müssen, was den Workflow erheblich vereinfacht. Die Funktionen sind direkt im Kontextmenü und im Menüband von Outlook verfügbar.
- Automatisierung: Es können überwachte Ordner eingerichtet werden, in denen E-Mails automatisch archiviert und indexiert werden. Dies ist besonders nützlich für die tägliche Verarbeitung großer Mengen an E-Mails.
DocuWare Connect to Mail
- Vielfältige E-Mail-Clients: Im Gegensatz zu Connect to Outlook, das speziell für Microsoft Outlook entwickelt wurde, bietet Connect to Mail Unterstützung für verschiedene E-Mail-Clients, die direkt via IMAP oder Office 365 angesprochen werden. Dies macht es flexibler in Umgebungen, in denen unterschiedliche E-Mail-Programme genutzt werden.
- Automatische Verarbeitung: Connect to Mail ermöglicht die automatische Archivierung von E-Mails unabhängig vom genutzten E-Mail-Client. Dies geschieht serverseitig und benötigt keine direkte Benutzerinteraktion. Dies wird durch eine Postfach- und Ordnerüberwachung umgesetzt. Somit werden neu eingegangene E-Mails direkt ins DMS importiert und verarbeitet.
- Einfachheit der Implementierung: Diese Lösung ist besonders geeignet für Unternehmen, die eine zentrale, clientunabhängige E-Mail-Archivierung wünschen. Sie ist einfach zu implementieren und erfordert keine zusätzliche Softwareinstallation auf den Benutzer-PCs.
Fazit
Die E-Mail-Archivierung mit DocuWare bietet zahlreiche Vorteile, von der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bis hin zur Steigerung der Effizienz im Arbeitsalltag. Die Wahl zwischen „DocuWare Connect to Outlook“ und „DocuWare Connect to Mail“ hängt von den spezifischen Anforderungen und der IT-Infrastruktur des Unternehmens ab. Während Connect to Outlook optimal für Microsoft Outlook-Nutzer ist, bietet Connect to Mail eine flexible Lösung für verschiedenste E-Mail-Clients und zentralisiert die Archivierungsprozesse.
Pro-Tipp: Die Kombination beider Module wird oft bei unseren Kunden umgesetzt, um so das Maximale aus dem Thema Mail-Archivierung rauszuholen.
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