Digitale Zusammenarbeit: Grundlagen, Vorteile, Chancen

Allgegenwärtige Trends wie Cloud Computing, soziale Netzwerke, digitale Zusammenarbeit oder mobiles Arbeiten helfen generell bei der digitalen Transformation der Unternehmen. Insbesondere helfen diese Trends aber auch bei der Minimierung der gesundheitlichen und wirtschaftlichen Risiken der Pandemie. Doch sie verändern auch Bedürfnisse und bringen neue Herausforderungen mit sich. Deshalb ist Wandlungsfähigkeit – der Mitarbeiter, der Prozesse und vor allem auch der IT – entscheidend für die Gestaltung einer effizienten und agilen Zusammenarbeit im Unternehmen der Zukunft – dem „Enterprise 4.0“.

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Nur mit der richtigen Atmosphäre gedeiht digitale Zusammenarbeit

Analystin Christie Struckman stellt in einem Gartner-Bericht fest: „Kollaboratives Arbeiten erfordert die Bereitschaft von Einzelpersonen und Gruppen, die Arbeit auf andere Art und Weise zu erledigen, Entscheidungen anders zu treffen und spezialisierte und einseitig genutzte Ressourcen aufzugeben.“ Die Analystin weist darauf hin, dass dazu eine Atmosphäre oder Unternehmenskultur erforderlich ist, in der die Zusammenarbeit gedeiht, was wiederum eine Änderung sowohl der Denkweise als auch der Nutzung von Technologie erfordert. Es geht darum, die Mitarbeiter aufzufordern, über die in ihren Stellenbeschreibungen definierten Aufgaben hinaus mitzudenken und zu überlegen, wie sie Mehrwerte für das Unternehmen als Ganzes schaffen können. Das bildet die Grundlage für erfolgreiche digitale Zusammenarbeit.

Diese moderne Form des Teamworking erfolgt vollständig oder zumindest teilweise in digitaler Form, denn moderne Software kann heutzutage sämtliche Prozesse im Unternehmen digitalisieren. Digitale Zusammenarbeit kann darüber hinaus die gesamte Belegschaft, alle Führungskräfte und jede Abteilung zu einer vernetzten Community machen. Damit sind alle (eigen-)verantwortlich in die Prozesse und Informationsflüsse eingebunden. Die einfachere Zusammenarbeit über die Grenzen von Abteilungen und Standorten oder auch Generationen hinweg steigert einerseits Innovation, Synergien und Transparenz, ist aber auch mit der Förderung von Unternehmenskultur und Mitarbeiterloyalität verbunden.

Digitale Zusammenarbeit mit Collaboration-Tools

Moderne Collaboration-Tools fördern die Zusammenarbeit – sowohl „Peer-to-Peer“, d.h. auf einer Unternehmensebene, als auch über Abteilungen, Hierarchien und Standorte hinweg. Die Systeme sind meistens relativ einfach gehalten, so dass einigermaßen versierte Mitarbeiter auch ohne Schulung damit umgehen können. Stichwort: „Form follows Function“. Die Systeme stehen letztlich auch für Agilität, denn sie gehen weg vom hierarchisch organisierten Informationsfluss – hin zu Transparenz bei Arbeits- bzw. Wissensständen.

Unternehmen, die Büro 4.0,  Arbeit 4.0 und einen Digital Workplace vorantreiben wollen, können am Markt auf für sie passende Plattformen zurückgreifen. Das sind vor allem Enterprise Content- oder Dokumentenmanagement-Systeme, die eine zuverlässige und sichere Infrastruktur für den „Modern Workplace“ und mobiles Arbeiten bilden und ganz nebenbei die Dokumentation und Archivierung aller Vorgänge übernehmen.

Technische Herausforderungen: Kein Hexenwerk

So kann moderne Dokumentenverwaltungssoftware dafür sorgen, dass der Start in die Digitalisierung wesentlich einfacher und schneller gelingt. Die technischen Herausforderungen sind kein Hexenwerk, sondern mit den am Markt vorhandenen Produkten beherrschbar. Egal ob On-Premises oder in der Cloud – auch die Anbindung an bereits vorhandene ERP-, FiBu- oder HR-Systeme ist über Webservices, APIs und Adapter unkompliziert möglich.

Wichtige Werkzeuge für die digitale Zusammenarbeit sind auch Add-ons zu diesen ECM- und DMS-Plattformen, wie etwa für den Rechnungseingang oder die Personalakte. Ergänzend hinzu kommen Lösungen wie klassisches Intranet, Social Intranet, Portale und/oder eventuell eine Prozess-Plattform zur Implementierung der Workflows, falls die nicht ohnehin schon in der eingesetzten DMS-/ECM-Lösung enthalten ist.

Last but not least prägt eine ergänzende Collaboration-Suite den digitalen Arbeitsplatz ganz augenfällig. Tools wie Zoom, Slack, Jira, Google Meet, Microsoft Teams oder Cisco Webex ermöglichen eine einfache interne Kommunikation, die die digitale Zusammenarbeit unterstützt. Sie bringen viele weitere Vorteile für die agile Zusammenarbeit. Zusätzlich zu den Messaging-Tools gehören die gemeinsame Dokumentenbearbeitung und -ablage sowie Ressourcenplanung für Projekte in das Collaboration-Repertoire. Arbeitsfortschritte sowie -ergebnisse lassen sich so nachvollziehen und visualisieren. Weitere Anwendungsbeispiele sind Datenaustausch, -analyse und -reporting.

Dezentrale Teams arbeiten mit den richtigen Tools problemlos zusammen

Die digitale Zusammenarbeit gelingt mit entsprechenden Tools auch Teams, deren Mitglieder an unterschiedlichen Standorten aktiv sind und manche Aufgaben auch aus dem Homeoffice oder unterwegs erledigen. Weiterhin erleichtern die Collaboration-Tools das informelle Lernen, das Auffinden von Informationen und die Identifikation von Experten im eigenen Unternehmen. Die Reduktion der Belastung durch die Bearbeitung von Mails gehört natürlich auch zu den Erwartungen. Ein großer Vorteil ist das schnelle Finden der richtigen Informationen und Dokumente mit Hilfe einer Suchfunktion für die tagtägliche Recherche.

Bei der Auswahl der passenden Lösung kommt es auf die Skalierbarkeit des Systems, die notwendigen Konnektoren und Adapter sowie natürlich auf die Qualität der Trefferliste mit den Suchergebnissen an. Über eine smarte Vorschau sollte man auf einen Blick erkennen, ob das Dokument relevant ist oder nicht, ohne dafür jeden Treffer separat öffnen zu müssen. Dabei sollten alle Änderungen in der IT-Infrastruktur – auch von Zugriffsrechten – und im Datenbestand von der Suchfunktion automatisch berücksichtigt werden.

Wichtige Dokumente existieren oft nur in Papierform

Bei Homeoffice und mobilem Arbeiten hapert es mit der Dokumentation oft noch Aktuell werden bei Collaboration-Projekten auch Themen wie Homeoffice und Mobile Work adressiert. Hier hapert es oft noch. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Dokumente sind das organisatorische Grundgerüst eines jeden Unternehmens. Nichts geht ohne Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Lohnnachweise oder Materialzeugnisse.

Leider sind diese Dokumente in manchen Unternehmen immer noch nicht digital, sondern nur auf Papier vorhanden. Speziell im Homeoffice und im Bereich des mobilen Arbeitens ist das ein großes Problem. Ohne Zugriffsmöglichkeit auf diese Dokumente steht die digitale Zusammenarbeit administrativ oft still. Somit ist die Grundlage für Homeoffice und Mobile Work ein gut geführtes digitales Dokumenten-Management.

Eine aktuelle Forrester-Studie im Auftrag von Adobe zeigt, dass sich die Digitalisierung von Zusammenarbeit und Dokumentenprozessen vom operativen Bedarf zur strategischen Notwendigkeit verlagert. Digitale Dokumenten-Workflows verbessern demnach sowohl die Kundenzufriedenheit (dank digitaler Kundenprozesse) als auch die Remote-Arbeit, beispielsweise im Homeoffice. Digitale Zusammenarbeit beschleunigt Entscheidungen und erhöht die Transparenz. Junge Mitarbeiter können von älteren lernen und umgekehrt. Und falls ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist ein guter Teil seines schriftlichen Outputs in der Plattform bewahrt – und wird nicht wie beim Mailfile einfach gelöscht.

Digitale Zusammenarbeit im „Enterprise 4.0“

Wirklich kommunikativer und kollaborativer werden Unternehmen letztlich aber nur dann, wenn die Einführung der Tools zur digitalen Zusammenarbeit sorgfältig vorbereitet und gut begleitet wird. Die Einführung ist immer auch ein Veränderungsprozess. Sie erfordert (und fördert) eine andere, direktere Zusammenarbeit. Abhängig von der Unternehmenskultur fällt die Umstellung in einigen Firmen leicht, bei anderen dauert es länger. Entscheidende Erfolgskriterien sind wie fast immer bei ehrgeizigen IT-Projekten die Unterstützung durch die Unternehmensführung und die Integration mit den anderen IT-Systemen. Auch ein Coach – ob intern oder extern – macht sich sehr schnell bezahlt, wenn er hilft, „Use Cases“ zu identifizieren und umzusetzen.

Folglich ist der Umstieg von analoger auf digitale Zusammenarbeit einfacher gesagt als getan. Klar ist nur: Kollaborative Teams sind meistens produktiver, insbesondere wenn sich die Fähigkeiten der Team-Mitglieder ergänzen. Solche Teams treffen auch bessere Entscheidungen, weil sie über bessere Informationen verfügen, mit denen sie auch knifflige Probleme lösen können. Übertrieben sein sollten die Erwartungen aber auch nicht. Manche Mitarbeiter werden ihre Arbeitsweise nicht oder kaum ändern. Wer sich 20 Jahre an die Arbeit mit E-Mails gewöhnt hat, wird immer wieder einmal Informationen per Mails verschicken, die besser direkt in der Collaboration-Plattform geteilt worden wären.

Fazit: Digitale Zusammenarbeit als Zukunftsprojekt

Die Einführung digitaler Zusammenarbeit ist daher logischerweise als Teilprojekt der digitalen Transformation und als gemeinsames Unterfangen von IT, HR und Unternehmenskommunikation zu sehen. Weil aber sowohl Innovation als auch Zusammenarbeit soziale Aktivitäten sind, machen die akuten Bedingungen in einem Unternehmen einige der Collaboration-Initiativen weniger nützlich als im Durchschnitt. Leider ist es alles andere als einfach, Menschen dazu zu bringen, miteinander zu kommunizieren – und dann zu hoffen, dass sich daraus Innovationen ergeben.

Dann kann digitale Zusammenarbeit zu einem der Garanten dafür werden, dass die Wirtschaft auch in Zeiten von Ausgangssperren, Kontaktverboten und Produktionsstopps lebendig bleibt. Die Corona-Krise kann daher auch als eine Aufforderung an Politik und Wirtschaft verstanden werden, die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass die Arbeitswelt schnellstmöglich umfassend, rechtssicher und human digitalisiert werden kann.