Digitaler Arbeitsplatz: Definition, Herausforderungen und Tipps

Durch die Digitalisierung verändert sich die Arbeits- und Geschäftswelt unaufhaltsam. Die Chancen durch die Digitalisierung für Unternehmen und Mitarbeiter sind dabei gewaltig. Der digitale Arbeitsplatz spielt dabei eine Schlüsselrolle für den zukünftigen Firmenerfolg: Schließlich vernetzt er dank digitaler Technik Menschen miteinander, erleichtert die Zusammenarbeit und fördert das gesamte Potenzial des Unternehmens zutage, das in seinen Mitarbeitern liegt. Es wird dadurch effizienter, innovativer und wettbewerbsfähiger. Genau aus diesem Grund ist ein digitaler Arbeitsplatz auch der Arbeitsplatz der Zukunft. 

Was macht den Arbeitsplatz zum digitalen Arbeitsplatz?

Als im Zuge der Corona-Pandemie vielerorts Angestellte ins Homeoffice zogen und Videocalls zum täglichen Standard wurden, hatte man vielerorts das Gefühl, man sei am „digitalen Arbeitsplatz“ angekommen.

Doch diese Annahme ist natürlich viel zu kurzgefasst. Denn der digitale Arbeitsplatz beinhaltet weit mehr als virtuelle Meetings und das Arbeiten von zuhause. Er steht vielmehr für ein Framework mit integrierter Technologie, das den Mitarbeitern den flexiblen und unabhängigen Zugriff auf Anwendungen und Daten ermöglicht. Basierend auf endsprechenden Tools, Endgeräten, neuen Prozessen und dem flexiblen Zugriff auf Daten und System ermöglicht der digitale Arbeitsplatz das Erledigen der Arbeitsaufgaben unabhängig von Standort, Gerät und Nähe zum Rechenzentrum.

Dieser Modern Workplace, wie er auch gerne bezeichnet wird, ermöglicht somit neue Arbeitszeitmodelle, Desk Sharing, Remote Work und das kollaborative Arbeiten in der Cloud. Die Arbeit selbst wird dezentraler und infolgedessen flexibler, tägliche Arbeitsabläufe werden effizienter, zeitsparender und somit produktiver. Dabei eröffnet diese Form der Zusammenarbeit dem Unternehmen ein großes Potenzial zu mehr Innovation und besserer Wettbewerbsfähigkeit. Überdies haben sich auch die Anforderungen potenzieller Mitarbeiter in den letzten Jahren stark geändert. Nur den wenigsten erscheinen feste Bürozeiten und der klassische Büroschreibtisch heutzutage noch als attraktiver Arbeitsplatz.

Digitaler Arbeitsplatz: Chancen und Risiken

Diese neue Entwicklung kann sich extrem vorteilhaft auf das Arbeitsumfeld und die unternehmensinternen Prozesse auswirken, birgt jedoch auch Risiken. Richtig implementiert, erhöht der digitale Arbeitsplatz die Mitarbeiterzufriedenheit, was die Produktivität ankurbelt. Digitalisierte Unternehmen profitieren von einer optimierten Ressourcennutzung. Zudem sind sie besser für die Herausforderungen der Zukunft gewappnet. Denn sich immer schneller wandelnden Anforderungen kann nur begegnen, wer auf ebenso flexible Weise reagiert.

Potenzielle Risiken ergeben sich besonders im Hinblick auf die Umsetzung. Diesen Prozess muss das Unternehmen mit einer neuen Perspektive angehen. Denn mit dem Kopf in der Vergangenheit lässt sich die Zukunft nur schwer ins Visier nehmen. Hinzu kommen Befürchtungen der Mitarbeiter. Denn viele assoziieren den „digitalen Arbeitsplatz“ in erster Linie mit einer möglichen Umstellung und Automatisierung etablierter Prozesse. Werden die Mitarbeiter hierüber nicht ausreichend aufgeklärt, kann bei ihnen ein Misstrauen erwachsen. So sorgen sie sich um ihren Arbeitsplatz und befürchten, bei den notwendigen neuen Qualifizierungen hinter anderen Mitarbeitern zurückzubleiben.

Herausforderungen meistern

Der Weg zum digitalen Arbeitsplatz ist notwendig und lohnt sich. Doch er ist auch mit gewissen Hürden verbunden, derer sich Unternehmen bewusst sein müssen. Im Folgenden geben wir Ihnen daher hilfreiche Umsetzungstipps und verraten Ihnen, worauf Sie sich bei der Einführung des digitalen Arbeitsplatzes in Ihrem Unternehmen besonders fokussieren müssen.

Dazu werfen wir nun einen Blick auf die wichtigsten Herausforderungen des Digital Workplace.

Komplexe Netzwerkstrukturen machen den digitalen Arbeitsplatz zum potenziellen Risiko

Was den digitalen Arbeitsplatz so von der „alten“ Arbeitswelt unterscheidet, ist unter anderem die Masse an Daten, die aus allen Richtungen zusammenfließen. Doch nicht nur die Daten werden mehr – Tools kommen hinzu, wollen sicher integriert werden. Neue Prozesse brauchen neue Software. Um flexibel arbeiten zu können, muss vieles in die Cloud verlagert werden. Hinzu kommt die Integration zahlreicher unterschiedlichen Endgeräte, vom Notebook über das Smartphone bis hin zum Tablet.

Und all das findet natürlich nicht im luftleeren Raum statt, sondern muss von der IT-Infrastruktur getragen werden. Die besondere Herausforderung besteht nun darin,

1. alle Komponenten sinnvoll zu strukturieren,
2. die Interoperabilität zu gewährleisten,
3. Schatten-IT (d.h. die Nutzung nicht freigegebener/kontrollierter Anwendungen) zu vermeiden und
4. den Überblick zu behalten.

Letzteres ist von besonderer Bedeutung, wenn Sie sich vor Augen führen, dass die Zahl erfolgreicher Cyberangriffe in den vergangenen Jahren sprunghaft gestiegen ist. Das liegt nicht zuletzt in der steigenden Komplexität der Netzwerke begründet. Denn wer hier nicht den Überblick behält, erkennt Bedrohungen zu spät – oder gar nicht.

Dieser Aspekt knüpft direkt an die nächste Herausforderung an.

Datenschutz und Sicherheit auch im Büro 4.0 gewährleisten

Endgeräte, die sich von außerhalb des Unternehmens einloggen, etwa, wenn die Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Aber auch unternehmenseigene Daten, Kundendaten oder sensible Dokumente, die in der Cloud gelagert werden: All das bringt die Frage mit sich, wie Datenschutz und Sicherheit am digitalen Arbeitsplatz sichergestellt werden. Unternehmen sollten daher etwa bei Cloud-Anbietern ein genaues Auge auf Datenschutz-Maßnahmen werfen. Auch intern müssen sichere Verbindungen und geschützte Datenübertragungen gewährleistet sein. Den Datenschutz stützt zudem ein Notfallplan, falls Endgeräte verlorengehen oder gestohlen werden.

Mit Desk-Sharing bringt der digitale Arbeitsplatz gleich zwei Herausforderungen für Unternehmen

In einem Interview des Leadership Brief im TIME-Magazin sagte Airbnb-CEO Brian Chesky: „Das Büro, wie wir es kennen, ist Geschichte.“ Und diese Entwicklung zeichnet sich tatsächlich deutlich ab. Nachdem sich das mobile Arbeiten als machbar herausgestellt hat, wollen jetzt zahlreiche Arbeitnehmer und Arbeitgeber Abschied vom etablierten Büromodell nehmen. Vielerorts setzen Unternehmen daher nun auf Desk-Sharing, also das Teilen eines Arbeitsplatzes.

Hier besteht die Herausforderung einerseits in der Organisation: Nach welchem Modell wollen Sie vorgehen? Besteht freie Platzwahl nach der Devise „Wer zuerst kommt, bekommt den Schreibtisch am Fenster“? Oder soll es stattdessen ein Buchungssystem geben, um etwa zur Kontaktreduzierung nur eine bestimmte Anzahl von Arbeitsplätzen freizugeben?

Andererseits könnten es die Mitarbeiter falsch verstehen, wenn nun „ihr“ fester Platz gestrichen wird. Gerade, wenn sich die Angestellten durch die fortschreitende Digitalisierung ohnehin schon bedroht fühlen, kann dieser Schritt das Gefühl auslösen: „Jetzt habe ich nicht mal mehr einen Schreibtisch – bald werde ich ganz ausgetauscht.“ Dem gilt es, mit Transparenz und Kommunikation entgegenzuwirken.

Compliance muss sichergestellt werden

Alle zuvor beschriebenen Herausforderungen des digitalen Arbeitsplatzes stehen in enger Verbindung zur Compliance. Das Rechtemanagement durch Rollenzuweisungen muss in den Fokus rücken. Es gilt außerdem, sichere Freigabeprozesse zu schaffen. Änderungen an digitalen Dokumenten nachverfolgbar zu machen bzw. deren Unveränderbarkeit sicherzustellen. Und auch die Archivierung muss neu gedacht werden.

Es braucht die passenden Tools

Hier reden wir von Tools, die den Anwendern letzten Endes einen wirklichen Nutzen und tatsächlichen Effizienzgewinn bieten. Etwa, indem sie kollaboratives Arbeiten an einem Projekt erleichtern, selbst wenn sich die Beteiligten an unterschiedlichen Orten aufhalten. Gehen Sie hier in den Dialog mit den Personen, die später mit den neuen Prozessen, Tools und Maßnahmen arbeiten müssen.

Der digitale Arbeitsplatz fordert ein Umdenken im gesamten Unternehmen

Eine nicht zu vernachlässigende Herausforderung bei Implementierung des digitalen Arbeitsplatzes ist die Einstellung dazu. Denn: Bei der Digitalisierung müssen alle mitmachen. Mitarbeiter wie Führungskräfte müssen offen für die Neuerungen sein, die mit der Umstellung einhergehen. Allen sollte bewusst sein, dass die Neuerung sowohl eine Chance als auch eine notwendige Investition ist, an der kein Weg vorbeiführt. Es hilft hierbei, wenn Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen und die neuen Maßnahmen vorleben.

Tipps für die Einführung des digitalen Arbeitsplatzes

Zu viele Herausforderungen? Verstehen Sie diese nicht als Abschreckung, sondern vielmehr als Hilfestellung, um gleich den richtigen Weg einzuschlagen. Hier noch einige Tipps für die erfolgreiche Implementierung des digitalen Arbeitsplatzes.

• Verschaffen Sie sich einen Überblick, bevor Sie starten. Welche Prozesse sind bereits digitalisiert? Welche Prozesse können komplett aussortiert werden, weil sie nicht mehr zeitgemäß oder zielführend sind? Welche Prozesse haben bei der Digitalisierung Priorität? Welche können möglicherweise vollständig automatisiert werden?
• Prüfen Sie, was Sie für die Digitalisierung des Arbeitsplatzes benötigen. Das umfasst neben Tools, Anwendungen und Netzwerken auch Qualifizierungen bzw. Weiterbildung der Mitarbeiter. Insbesondere, da die Digitalisierung einige Arbeitsplätze streicht, dafür aber neue erschafft.
• Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in den Prozess ein. Der digitale Arbeitsplatz zeichnet sich unter anderem durch eine demokratischere Organisation, flachere Hierarchien und mehr Mitbestimmung aus. Das sollte von Anfang an berücksichtigt werden. Vermeiden Sie es daher, die Neuerung top-down einzuführen. Kommunizieren Sie transparent, was ansteht, aus welcher Notwendigkeit es geschieht und welche Potentiale eröffnet werden.
• Fördern Sie die Interaktion im Team. Gerade wenn viele Mitarbeiter alleine im Homeoffice sitzen, leidet das „Wir-Gefühl“. Digitale Zusammenarbeit sollten Sie daher um regelmäßige Team-Events ergänzen. Achten Sie außerdem darauf, dass Mitarbeiter klare Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit ziehen. Denn das Verschwimmen dieser Grenzen geht sonst zulasten der Gesundheit.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter zu neuen Systemen und Tools, damit diese nicht aus Frust auf veraltete Vorgehensweisen zurückgreifen.
• Nutzen Sie die Potenziale von KI, um steigenden Datenmengen erfolgreich zu begegnen.
• Denken Sie immer daran: Der digitale Arbeitsplatz soll die Arbeit effizienter machen, nicht Steine in den Weg legen. Hinterfragen Sie also kritisch, was wirklich nötig bzw. sinnvoll ist. Analysieren Sie zudem regelmäßig den Erfolg Ihres neuen Ansatzes und ändern Sie einige Stellschrauben gegebenenfalls.

Gehen Sie den Weg zum Arbeitsplatz von morgen mit Plan an

Eine Hau-Ruck-Aktion wird wenig Erfolg bringen und am Ende möglicherweise gar Schaden anrichten. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit für den Wandel zum digitalen Arbeitsplatz. Beantworten Sie sich ehrlich die nötigen Fragen und beziehen Sie alle Beteiligten in die Planung ein. So stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Stationen im Blick haben und auf geradem Weg ans Ziel gelangen.